Составление и оформление основных документов управления (стр. 1 из 11)

Одной из важнейших задач современного менеджмента является рациональная работа с документами в офисе. Ведь именно через документы работники предприятий и организаций независимо от их профиля и уровня получают большую часть деловой информации, а на составление документов и работу с ними тратится в среднем до 60% рабочего времени.

К тому же интенсивность таких процессов, как получение информации и ее обработка, анализ и принятие решений, выполнение этих решений, контроль и учет исполнения и т.д. , сейчас настолько велика, что эффективная работа любого офиса немыслима без использования современных компьютерных технологий.

Современная жизнь человека и государства невозможна без документов. Знание делопроизводства будет востребовано при любой общественно-политической ситуации, вот почему делопроизводство является одной из основных дисциплин при подготовке и руководителей любого ранга, и специалистов самого широкого профиля: юристов, менеджеров, экономистов, бухгалтеров, банкиров и т.д.

Документационное обеспечение управления (ДОУ), как принято сейчас рассматривать процессы делопроизводства и документооборота, состоит в решении следующих задач:

– документирование (составление и оформление документов);

– организация работы с документами (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов, систематизация архивного хранения).

Предлагаемое издание является практическим пособием по первой части делопроизводства – документированию и предназначенно для использования в учебном процессе любого образовательного учреждения на практических занятиях и лабораторных работах в компьютерных классах по дисциплине «Делопроизводство».

Материал пособия содержит учебные примеры составления и оформления основных документов управления и практические задания по документированию на персональном компьютере. Образцы документов составлены в соответствии с новым стандартом (СТБ 6.38-95, Требования к оформлению документов) и другими нормативно-методическими документами.

Издание имеет справочно-практическое назначение и рассчитано на студентов очной и заочной форм обучения, слушателей центров обучения по документационному обеспечению управления, а также всех специалистов, работающих с документами.

В пособии приведен краткий словарь терминов и обширный список источников и литературы по делопроизводству.

1. Организационно-правовая документация

Положение об организации;

Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения;

Регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

Инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению);

Должностные инструкции работникам;

Правила, памятки и др.

2. Плановая документация

3. Распорядительная документация

4. Справочно-информационная, справочно-аналитическая

и отчетная документация

основные регламентирующие документы

1. Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Мн., 1994.

2. Закон Республики Беларусь «Об электронном документе», от 10 января 2000г. № 357-3.

3. Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь.

4. ГОСТ 16487 – 83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

5. СТБ 6.10 – 94. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения.

6. СТБ 6.38 – 95. Унифицированные системы документации. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Мн.,1996.

7. Методические указания по практическому применению СТБ 6.38 – 95.Республика Беларусь. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Мн.,1996 .

8. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Мн., 1995.

9. СТБ 1221-2000. Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения.

10. СТБ – 99а. Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной подписи.

Состав реквизитов и места их расположения

Каждый вид документа управления (акт, протокол, письмо и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Реквизит – это отдельный информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место в пространстве и времени. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, которые включают в себя несколько самостоятельных частей (гриф согласования, гриф утверждения, адресат и др.)