Как хранить электронную почту. О стратегии, способах и сроках хранения

Электронная почта стала универсальным способом делового общения для большинства компаний. В знакомой среде белого экрана мы ведем переговоры, пишем претензии и замечания, согласовываем суммы платежей и рассылаем отчеты строгим инспекторам. Мы «упаковываем» в e-mail договоры контрагентам, корпоративные отчеты, коммерческие предложения, презентации, базы данных, фотографии, видео и т. д. Не мало, правда? По результатам исследований компании IDC, на 2007 год в мире пользователи ежедневно отправляли 60 млрд сообщений делового характера. В 2013 году эта цифра превысила 100 млрд! Наверняка, в их числе были и ваши письма.

Российское законодательство пока не занялось вплотную электронной информацией (как, например, это сделали в Великобритании и в США, по сути уравняв в правах электронные документы и любые другие электронные данные). Однако статус «электронки» растет не только в глазах контрагентов, но и судей (см. Дело в письмах. О юридическом статусе электронной переписки в суде). Это становится веским основанием для того, чтобы внести в корпоративную повестку дня несколько важных вопросов.

Хранить всё?

Принять решение о создании корпоративного архива электронной почты не сложно. Труднее выбрать правильную стратегию его управления. Как правило, те, кто сталкивается с архивацией электронной почты впервые, совершают одну и ту же ошибку: на хранение отправляется всё! Личное и общественное, важное и пустое – все смешивается в системе, где правит информационный «тоталитаризм». Во-первых, принцип «хранить всё» съедает ценные «метры» электронного хранилища. Во-вторых, это дает дополнительную нагрузку на работу системы и провоцирует неприятные «судороги», когда искомый почтовый документ с трудом извлекается из моря «электронки». В-третьих, нефильтрованный массив «всего» создает угрозу для утечек конфиденциальной информации.

Автоматически или вручную?

Оба этих способа отбора электронной почты на хранение имеют свои положительные стороны. Ручная сортировка почты не требует особых навыков и программного обеспечения. Пользователь самостоятельно отделяет зерна от плевел. Правда, продуктивность этого метода очень низкая при больших объемах e-mail, и не всегда сортировщик последователен в своих действиях, отчего страдает логика конечного архива. Автоматическая классификация (с использованием ПО) логически более однородна, но не учитывает все особенности бизнес-коммуникации. Например, «робот» отлично справляется со структурированием метаданных сообщения. Но как быть с нестандартными заголовками писем и, в особенности, с приложениями к письму? Оптимальным решением в этом случае эксперты считают комбинацию машинного и ручного труда.

Кто должен заниматься хранением e-mail?

Искушение сбросить груз ответственности на одного специалиста или отдел есть всегда. Понимаем. Но в случае с хранением электронной почты это малоэффективно, так как в этот процесс вовлечены все основные подразделения компании. Первыми в очереди, конечно, являются сотрудники ИТ-департамента. Именно им придется настраивать, конфигурировать, адаптировать и совершать технические чудеса в корпоративной системе. Однако разработка стратегии хранения не должна целиком ложиться на плечи айтишников, которые главным образом озабочены технической стороной дела. Представители юридического, финансового, кадрового, клиентского и др. отделов – требования всех звеньев организации должны быть интегрированы в финальную версию плана.

Сколько хранить электронную почту?

Сроки хранения электронной переписки устанавливаются организацией самостоятельно – исходя из сложившейся бизнес-практики и требований законодательства в смежных областях. Мы также рекомендуем обратиться к опыту других стран, где хранение электронной почты давно стало привычной рабочей процедурой.

С чего начать? С ответа на все предыдущие вопросы. Особое внимание необходимо уделить классификации электронной почты. В англосаксонских странах общепринятым является выделение трех видов. Общая почта (general business correspondence) охватывает большинство электронных сообщений, и примерный срок ее хранения составляет 3-5 лет. Остальная почта сортируется на основании 2-3 других критериев, важных для бизнес-коммуникации: например, ключевой отдел (обычно финансовый и юридический), первые лица компании, особые заголовки и др. Обычно минимальный срок хранения такой почты не менее 5-10 лет. Третья группа – исключения, которые лучше сортировать вручную (например, письма с приложениями). Сроки их хранения должны определяться пользователем согласно выполняемым им бизнес-функциям. Независимо от группы: рекомендуемый минимальный срок хранения документа электронной почты – 1 год.

Кроме того, каждый департамент может установить индивидуальные для его работы сроки хранения документов. В американской практике рекомендуется следующее:

• отдел маркетинга: 5 лет;
• юридический отдел: 10 лет;
• кадровый отдел: 10 лет;
• финансовый отдел: 10 лет;
• топ-менеджеры: 50 лет.

Есть и еще один нюанс, который следует учесть компаниям, ведущим дела с американскими партнерами, а также тем, кто хочет знать, как выглядит развитая правовая практика в области хранения электронной почты. Сроки хранения могут регулироваться не только основными законами, но и отраслевыми актами. Это особенно актуально для компаний финансового сектора и учреждений здравоохранения. В таблице ниже приведен список правовых актов и рекомендованных ими сроков хранения электронной почты.

РЕКОМЕНДОВАННЫЕ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ ПО ОТРАСЛЯМ (США)

Правовой актОтрасльСпецифика Срок храненияПримечание 21 CFR PART 11 Науки о жизни Клинические испытания 35 лет с момента создания Пищевое производство, переработка и упаковка 2 года после выпуска Фармацевтическая промышленность 3 года после выпуска Производство биологической продукции +5 лет после завершения производства HIPAA Здравоохранение Педиатрические документы <21 года до возраста 21 года Медицинские документы взрослого населения <+2 лет после смерти пациента Документы, связанные с обеспечением безопасности 6 лет с момента создания SARBANES-OXLEY Публичные компании Аудиторская документация +7 лет после заключения SEC 17a-4 Финансовые услуги Бухгалтерские документы +6 лет после закрытия счета Финансовые отчеты, документы торговых операций, письма 3 года 2 года – в условиях легкого доступа, всего – 3 года Учредительные документы постоянно срок жизни компании

Где хранить электронную почту?

Следует помнить, что ответ «у себя» влечет тройную ответственность. Во-первых, рано или поздно любая система хранения обнаруживает симптомы той самой хронической болезни дефицита ресурсов. Это приводит не только к тому, что документ труднее найти, но и к тому, что сотрудники начинают терять терпение при работе с заторможенной системой. Во-вторых, деньги. Для того чтобы обеспечить хранение новых почтовых файлов, компании вынуждены вкладывать финансы в новое оборудование и одновременно с этим наращивать объемы обслуживания. В-третьих, хранилище «у себя» – отнюдь не гарант безопасности. Персональные данные, корпоративные тайны и ноу-хау зачастую оказываются под угрозой на территории собственного офиса.

Электронные хранилища профессиональных компаний отличаются большей комфортабельностью для повседневной работы и снижают риски утечки данных (см. Мое облако – моя крепость. К вопросу безопасности облачных технологий). В рамках потребностей малого и среднего бизнеса аутсорсинг – пожалуй, наиболее экономичное решение. Представьте только: пока почта отдыхает в «облаках», здесь, на земле, полным ходом идут переговоры и отправляются отчеты. Без страха того, что завтра система рухнет под натиском почтовой бури.