Что важно знать при использовании факсимиле

Факсимиле – это аналог собственноручной подписи, изготовленный в виде штампа. Технология факсимилирования, то есть точного воспроизведения графического оригинала (подписи, рукописи, рисунка и т.п.), известна давно. Однако только с появлением современных способов и средств механического воспроизведения факсимиле повсеместно стало частью делопроизводственной практики. Оно является точной копией росписи должностного лица и поэтому может быть использовано в ряде документов для удостоверения его полномочий. Как правило, факсимильная подпись применяется в компаниях с большим объемом документооборота. Она также необходима в тех случаях, когда руководитель в виду высокой занятости или вынужденного отсутствия физически не может (или не успевает) подписать документы.

Российское законодательство не раскрывает содержание понятия «факсимиле». Определение факсимиле встречается в ГК РФ и локальных правовых актах, например, в п. 7 приложения № 1 к Постановлению Правительства Москвы от 21.02.2006 года № 112-ПП «О регламенте Правительства Москвы». Конкретные случаи и порядок воспроизведения факсимиле специальными законами не регламентированы. И поскольку прямых указаний на его применение в законодательстве не так уж много, у делопроизводителей, бухгалтеров и др. сотрудников закономерно возникает вопрос о том, на каких документах можно ставить факсимиле, а какие требуют строго живой подписи.

Кто может использовать факсимиле и на каких документах

Обычно право заверять документы факсимиле имеет одно доверенное лицо. Зачастую им становится человек, представляющий интересы организации и пользующийся доверием руководства. В качестве такого доверенного лица многие руководители выбирают главного бухгалтера. Для того чтобы бухгалтер или иное лицо могли использовать факсимиле от имени руководителя, в организации необходимо утвердить локальный нормативный акт (инструкцию, регламент). В нем должен быть определен перечень лиц, которые наделяются правом визировать документы факсимиле, и список документов, к которым применяется штамп. При подготовке инструкции (регламента) важно не забыть прописать порядок изготовления, учета, хранения и уничтожения факсимиле, а также приложить к акту рукописный оригинал подписи.

На сегодняшний день сложилась практика, когда организации ограничиваются проставлением факсимиле исключительно на документах внутреннего характера. Это могут быть поздравительные, приветственные письма и телеграммы, копии уже (собственноручно) подписанных документов, внутренние положения организации и другие документы, изданные по прямому указанию руководителя.

Гражданско-правовые сделки

При заключении сделки контрагенты вправе заверять документы факсимиле, а не ставить на них собственноручные подписи. Однако п. 2 ст. 160 ГК РФ ограничивает факсимильное воспроизведение подписи случаями и порядком, предусмотренными законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Поскольку на данный момент закона о факсимиле в нашей стране нет, соглашение сторон является единственным «пропуском» для использования такого штампа. Если между контрагентами нет соответствующей договоренности, все документы, заверенные факсимиле, в результате могут быть признаны недействительными.

Гражданский кодекс не конкретизирует, в какой момент между сторонами должно быть достигнуто соглашение о факсимиле. Обычно на практике оно оформляется отдельным документом («Соглашение о порядке использования факсимиле») или вносится как условие в текст основного договора. При этом стороны указывают, в отношении каких документов (составить перечень) может применяться факсимильная подпись. Отметим, что соглашение о порядке использования факсимиле должно быть заверено живой подписью. Если в основном договоре возможность факсимиле не прописана, а дополнительное соглашение к договору оформлено с помощью факсимиле, впоследствии суд вправе признать это соглашение ничтожным в связи с несоблюдением письменной формы документа. Данный факт подтверждается постановлением ФАС Московского округа от 10 сентября 2004 года № КГ-А40/5987-04.

Трудовой договор

В трудовом законодательстве отсутствует понятие факсимиле и порядок его применения в сфере трудовых отношений. В то же время Трудовой кодекс РФ прямо не запрещает использовать факсимиле при заключении трудовых договоров. Правда, в данном случае нерешенным остается вопрос о передаче полномочий на использование факсимиле доверенному лицу: ТК РФ не содержит указаний о передаче права заверять трудовые документы от имени руководителя. Помимо этого, использование факсимиле при заключении трудового договора ставит под сомнение волеизъявление работодателя: действительно ли он согласен принять каждого нового работника на условиях, указанных в договоре?

В отличие от гражданско-правой сферы, ненадлежащее оформление трудового договора (в случае непризнания за факсимиле юридической силы) существенно не влияет на трудовые отношения. Согласно ст. 16 ТК РФ и ч. II ст. 67 ТК РФ, даже если трудовой договор не был оформлен, он считается заключенным с момента, когда работник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Наиболее значимым риском при заключении трудового договора с помощью факсимиле остаются санкции трудовой инспекции. Она может расценить это как факт нарушения трудового законодательства.

Бухгалтерские документы (накладные, акты и т.п.)

Личная подпись лиц, ответственных за совершение операции, – обязательный реквизит первичных бухгалтерских документов (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако закон не расшифровывает понятие личной подписи. Это в свою очередь открывает возможности для заверения некоторых бухгалтерских документов с помощью факсимиле. Официальная позиция финансового ведомства изложена в письме 01.04.2004 года N 18-0-09/000042 МНС России, письме Минфина России от 26.10.2005 года N 03-01-10/8-404 и письме Минфина РФ от 01.062010 года N 03-07-09/33). В них констатируется, что использование факсимиле в бухгалтерских документах допускается при наличии письменного соглашения сторон. Исключение составляют налоговые декларации, платежные документы и иные документы, имеющие финансовые последствия. Проставление факсимильное подписи в этих случаях может повлечь претензии со стороны налоговых органов. Следует отметить, что арбитражная практика по этому вопросу далека от единообразия.

Актуальное. Допускается ли факсимиле на счете-фактуре?

Чиновники считают, что проставлять факсимильные подписи в счетах-фактурах нельзя. Такие документы не будут приняты во внимание при вычете или возмещении НДС. Как отмечается в письме ФНС от 07.04.2005 года N 03-1-03/557/11, налогоплательщик (покупатель) не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения. В связи с этим неправомерно предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

С позицией контролирующих органов в отношении счетов-фактур также можно ознакомиться в письме Минфина России от 01.06.2010 года N 03-07-09/33, от 17.09.2009 года N 03-07-09/48, ФНС России от 19.10.2005 года N ММ-6-03/886, УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 года N 16-15/104968, от 23.01.2009 года N 19-11/004827. Опять же судебная практика не столь однозначна. Некоторые судьи считают, что при наличии письменного соглашения использование факсимиле правомерно. Их главный аргумент в этом случае – ч. 2 ст. 160 ГК РФ, где разрешается применение оттиска подписи в качестве личной росписи.