Пенсионные проверки: что нужно знать бухгалтеру

Проверки органами Пенсионного фонда неизбежны, как заход и восход солнца: с ними сталкивалось любое предприятие или организация, просуществовавшее более года (возможно, за редким исключением). Поэтому стоит разобраться, кого проверяет ПФУ, как и почему.

Одной из задач Пенсионного фонда Украины, возложенных на него Положением о Пенсионном фонде Украины, утвержденным Указом Президента Украины от 01.03.2001 г. №121/2001, является осуществление в пределах своей компетенции контрольных функций, проведение проверок правильности уплаты взносов на обязательное государственное пенсионное страхование, а также взыскание в предусмотренном законодательством порядке своевременно не уплаченных взносов.

Исполнение этих обязанностей делегировано управлениям Пенсионного фонда по месту регистрации юридического лица или физического лица - субъекта предпринимательской деятельности.

Согласно ст. 2 Закона №2181, Пенсионный фонд Украины является контролирующим органом по сборам на обязательное пенсионное страхование. Кроме того, с прошлого года, с даты вступления в силу Закона о пенсионном страховании, органы ПФУ получили также полномочия органов взыскания.

Но поскольку Закон №2181 является специальным законом, устанавливающим порядок погашения обязательств перед бюджетами и государственными целевыми фондами, включая Пенсионный фонд , то положения и нормы его должны относится к взаимоотношениям страхователей с ПФУ. Следовательно, возможно применение и норм известного пп. 4.4.1 , если в ходе проверки обнаружится, что нормы Закона о пенсионном страховании или других нормативно-правовых актов, изданных на основании этого Закона, допускают неоднозначную трактовку прав и обязанностей плательщиков взносов или органов Пенсионного фонда. В таких случаях решение должно приниматься в пользу плательщиков взносов.

О правомочности применения данной нормы Пенсионный фонд высказался еще в 2001 году 1 . К сожалению, практика пока свидетельствует об обратном. Должностные лица управлений ПФУ зачастую отказываются признать принцип правоты страхователей, ссылаясь на то, что страховые пенсионные взносы не включаются в состав налогов, составляющих систему налогообложения, и на эти взносы не распространяется налоговое законодательство (п. 4 ст. 18 Закона №1058).

Контроль за правильным начислением, своевременным и полным перечислением страховых взносов и других платежей за целевым их использованием 2 осуществляется органами Пенсионного фонда Украины в соответствии с Законом Украины от 21.05.99 г. №700-XIV "Об осуществлении контроля за уплатой сбора на обязательное государственное пенсионное страхование и сбора на обязательное социальное страхование", а также Законом №1058.

Итак, проверки бывают камеральными и документальными . В свою очередь, документальная проверка может быть плановой, внеплановой или встречной .

Камеральную проверку Расчетов сумм страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование проводят специалисты отдела доходов фонда, которые ведут учет поступления платежей. Эта проверка основывается исключительно на указанных в Расчете данных.

В отличие от пп. 17.1.4 Закона №2181, Законом №1058 не предусмотрено наказание в виде штрафных санкций за обнаруженные в результате камеральной проверки методологические и/или арифметические ошибки.

Ошибки страхователей, допущенные в отчетности, исправляются "в рабочем порядке", однако по результатам камеральной проверки может быть назначена внеплановая проверка 3 . Вопросы проведения должностными лицами органов ПФУ документальных проверок регулируют положения Порядка оформления результатов проверок.

Согласно пункту 1.3 указанного Порядка, плановой документальной проверкой считается проверка финансово-хозяйственной деятельности плательщика, предусмотренная в плане работы органа Пенсионного фонда, которая проводится либо по местонахождению плательщика, либо по месту расположения объекта собственности, по которому проводится проверка.

Однако если страхователь невелик по размерам, т. е. количество работников и, как следствие, объем необходимой для проверки документации сравнительно небольшой, инспектор пенсионного управления может пригласить на проверку в управление. Особенно это касается проверяемых физических лиц - предпринимателей.

Соответственно, внеплановой будет считаться проверка, не предусмотренная в планах работы пенсионного управления.

Термин "встречная проверка" применяется исключительно для целей Порядка оформления результатов проверок. Под встречной понимается внеплановая документальная проверка плательщика по вопросам уплаты и целевого использования пенсионных взносов (сборов) одновременно с другими плательщиками.

Органы Пенсионного фонда Украины в лице своих территориальных управлений имеют право проверить (в пределах своих полномочий) следующих лиц (см. ниже) .

Что касается физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности, а также лиц, обеспечивающих себя работой самостоятельно, то в план проверок включаются только те из них, которые используют труд наемных работников. Контроль за состоянием расчетов тех СПД, кто не использует труд наемных работников, осуществляется на основании учета, который ведется органами Пенсионного фонда согласно Порядку ведения органами Пенсионного фонда Украины учета поступления платежей со сбора на обязательное государственное пенсионное страхование и прочих платежей, утвержденному постановлением правления ПФУ от 19.01.2002 г. №2-4. Такое требование содержится в п. 1.5 Постановления правления ПФУ от 18.01.2001 г. №2-2 "О повышении эффективности проведения документальных проверок плательщиков сбора на обязательное государственное пенсионное страхование".

Согласно пп. 3 п. 2 ст. 17 Закона №1058, страхователь обязан допускать должностных лиц органов Пенсионного фонда к проверкам правильности исчисления и уплаты страховых взносов, предоставлять им предусмотренные законодательством документы, справки и объяснения (в том числе письменные) по вопросам, возникающим в ходе проверок.

В один день, 10.03.2005 г. , на свет появилось два документа.

Первый - Распоряжение КМУ от 10.03.2005 г. №58-р "О некоторых вопросах упрощенной системы налогообложения", призывающее , в частности, поддержать предложение Пенсионного фонда Украины о временном прекращении проверок юридических и физических лиц - плательщиков единого и фиксированного налога по уплате страховых взносов на различные виды общеобязательного государственного социального страхования. Проверки предлагалось отложить до окончательного законодательного урегулирования функционирования упрощенной системы налогообложения . Надо полагать, что под "окончательным урегулированием" понималось принятие и вступление в силу Закона об упрощенной системе налогообложения.

Второй документ - письмо ПФУ от 10.03.2005 г. №2491/04 "О запрете проверок уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд субъектами предпринимательской деятельности" 4 . В нем Фонд обязывает , в частности, временно, до законодательного урегулирования порядка участия СПД - юридических и физических лиц - "упрощенцев" в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования, приостановить проведение проверок по соблюдению требований пенсионного законодательства этими плательщиками страховых взносов.

Однако не прошло и двух месяцев, как Пенсионный фонд спохватился и издал новое письмо - от 27.04.2005 г. №4976/04, которым в одностороннем порядке "расторгает" договоренности о моратории на проверки "единоналожников" и прочих "упрощенцев". Основанием указывается то, что взносы на пенсионное страхование не включаются в доходы общего фонда местных бюджетов на основании ст. 48 нового Закона о Госбюджете. 5 А может быть, на такое решение ПФУ повлияло то, что ни один фонд соцстраха, кроме пенсионного, не поддержал призыв Кабмина о прекращении проверок и взысканий?

Как бы то ни было, но "малышам" теперь снова приходится быть начеку, т. к. в последнем письме ПФ подчеркивает: проверки плательщиков единого и фиксированного налога будут проводиться в соответствии с действующим законодательством .

Основанием для проверки (как плановой, так и внеплановой) является письменное решение руководителя соответствующего органа ПФУ, т. е. начальника управления ПФ в районе, городе или городском районе по месту регистрации плательщика. Оно обязательно должно быть оформлено на специальном бланке и содержать все предусмотренные сведения: номер и дату оформления, вид проверки, дату и срок ее проведения, фамилию, имя, отчество и должность представителя органа Пенсионного фонда, направленного на проверку. А если проверка внеплановая, обязательно указывать основания для ее проведения. Фактически это решение является удостоверением должностного лица фонда на документальную проверку.

Согласно п. 2 Указа Президента Украины от 23.07.98 г. №817/98 "О некоторых мерах по дерегулированию предпринимательской деятельности", контролирующий орган (в данном случае - ПФ) за 10 календарных дней до намеченного дня проверки обязан направить субъекту предпринимательской деятельности письменное уведомление о проверке. Только в этом случае ему предоставляется право на проведение плановой выездной проверки.

Каждый плательщик налогов и сборов (взносов), независимо от формы собственности и подчинения с целью недопущения несанкционированных проверок обязан вести Журнал регистрации проверок - пронумерованный, прошитый и заверенный подписью руководителя и печатью. Порядок ведения Журнала регистрации проверок утвержден приказом Госпредпринимательства от 10.08.98 г. №18.

До начала проверки проверяющий обязан отметиться в таком журнале, заверив заполненные графы своей подписью (п. 7 указанного Порядка) .

В графе "Примечания" хозяин журнала может зафиксировать свои замечания относительно данной проверки.

Если у страхователя, к которому пожаловали проверяющие, возникли хоть какие-то сомнения, он имеет право еще до начала проверки убедиться в наличии соответствующих полномочий лица, собирающегося проводить проверку, позвонив в соответствующее управление ПФ.

Отказ представителя контролирующего органа от подписи в журнале дает проверяемому основания не допустить проверяющего к проверке. О факте такого отказа страхователь может письменно уведомить пенсионное управление, но не позднее чем в трехдневный срок.

Территориальные органы ПФУ имеют право проводить плановые и внеплановые документальные проверки не чаще одного раза в течение календарного года (п. 1 ст. 64 Закона о пенсионном страховании, а также п. 12.2 Инструкции №21-1).

Как правило, такие проверки проводятся один раз в два года. А если страхователь сравнительно небольших размеров, является аккуратным плательщиком и ничем не запятнал свою репутацию перед пенсионным управлением, то и того реже.

Если для проведения плановой проверки страхователь должен быть включен в текущий план пенсионного управления, то внеплановая документальная проверка назначается при наличии хотя бы одного из обстоятельств, предусмотренных п. 1.3 Порядка оформления результатов проверок . Когда страхователь меняет свое местонахождение (место жительства, если страхователь - физлицо), причем новый адрес находится за пределами территории обслуживания данным органом Пенсионного фонда, ему скорее всего также будет назначена проверка.

Исходя из подпункта 3.3.3 Инструкции №21-1, в этом случае страхователь обязан в пятнадцатидневный срок провести расчеты с органом ПФУ по предыдущему месту регистрации и сняться с учета. И только в случае представления таким страхователем недостоверной или не в срок отчетности, несоблюдения порядка исчисления и уплаты взносов проводится документальная проверка. Однако, как правило, она назначается любому страхователю, переходящему в другой район. В крайнем случае, под эту проверку "подгоняется" плановая проверка.

В случае принятия в установленном законодательством порядке решения о проведении государственной регистрации прекращения юридического лица (то ли по собственному решению, то ли по решению вышестоящего органа) или прекращения предпринимательской деятельности физического лица - предпринимателя орган ПФ до снятия с учета страхователя в обязательном порядке проводит документальную проверку правильности расчетов по платежам.

Проверка должна быть проведена в течение 10 календарных дней со дня получения заявления плательщика о снятии его с учета 6 . На основании акта проверки плательщик рассчитывается с органом ПФ.

Внеплановая проверка может осуществляться также на основании распоряжения КМУ.

Согласно п. 12.5 Инструкции №21-1, проверке подлежат документы за весь период с момента проведения предыдущей проверки. Логично предположить, что, если страхователь проверяется впервые, то контролю должен подвергаться период со дня регистрации в ПФУ.

Однако Пенсионный фонд подходит к вопросу периода проверки строже: проверке подвергается также период со дня возникновения у страхователя обязательства регистрации в качестве плательщика страховых взносов до дня его фактической регистрации в органах ПФУ. Страховые взносы, подлежащие уплате из сумм выплат (дохода) за весь указанный период, взимаются на общих основаниях (п. 5.8 Инструкции №21-1).

Примечательно то, что в отношениях с Пенсионным фондом не применяются сроки исковой давности ни к взиманию недоимки по страховым взносам, ни к взысканию штрафов и пени, в отличие от норм Закона №2181, ст. 15 которого устанавливает общий срок исковой давности по обязательствам плательщика налогов и других обязательных платежей в 1095 календарных дней.

Проверка правильности данных о начислении и перечислении взносов плательщиком проводится помесячно. Данные, указанные в Расчете или Отчете о начислении и уплате суммы страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование (приложения 23, 25, 26, 31 - 33 к Инструкции №21-1), сверяются с данными бухгалтерского учета и первичными документами.

Если по счастливой случайности какой-то страхователь не проверен до 2002 года включительно, то с данными бухгалтерского учета сверяются данные квартальных отчетов о начислении сбора на обязательное пенсионное страхование по форме №4-ПФ (приложение 7 к Инструкции, утвержденной постановлением правления ПФУ от 03.06.99 г. №4-6).

В ходе проверки должностные лица управления ПФ знакомятся с финансовыми и бухгалтерскими книгами, отчетами, планами, сметами и другими документами, связанным с начислением, исчислением и уплатой страховых взносов (пп. 2 п. 1 ст. 64 Закона №1058).

Таким образом, плательщику для проверки необходимо подготовить следующие документы (см. ниже) .

По записям главной книги должностное лицо ПФ сверяет итоговые суммы в предъявленных для проверки документах с кредитовым и дебетовым оборотом по субсчетам: 661, 651, 311, 301.

Могут также проверяться штатное расписание или данные персонификации - для сверки количественного состава работников с ведомостями расчета зарплаты. А некоторые документы в ходе проверки могут не рассматриваться, если информация в них у проверяющего не вызывает сомнения. В то же время указанный перечень не является исчерпывающим. Проверяющий в зависимости от конкретной ситуации и целей проверки может запросить дополнительные документы, не выходя, однако, за рамки требований Закона №1058.

Например, если одним из видов деятельности страхователя является реализация ювелирных изделий из золота, платины и драгоценных камней, для проверки необходимо дополнительно предъявить ежедневные отчеты по кассовым аппаратам, а по главной книге сверяется оборот по субсчету 702 - доход от реализации товаров. Таким плательщикам целесо­образно бухучет суммы пенсионного сбора вести отдельно от суммы пенсионных взносов с дохода работников, т. е. субсчет 651 разбить по крайней мере на два субсчета третьего порядка.

Представители органа ПФУ имеют право в установленном законодательством порядке изымать у страхователей документы , подтверждающие нарушение порядка использования средств фонда или утаивание (занижение) размера заработной платы (дохода) и других выплат, на которые начисляются страховые взносы (пп. 4 п. 1 ст. 64 Закона №1058).

К сожалению, в Законе имеются в виду не копии, а оригиналы документов . Это весьма жестко по отношению к страхователю, т. к. теперь даже налоговые органы лишены права изымать в ходе проверок оригиналы финансово-хозяйственных и бухгалтерских документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения, неуплате налогов и сборов (обязательных платежей), в связи с тем, что со вступлением в силу Закона от 12.01.2005 г. №2322 претерпел изменения, в частности, п. 9 ст. 11 Закона о государственной налоговой службе.

1 Письмо от 19.12.2001 г. №4655/Нп см. в "Документах для работы" №3/2002.

2 Пунктом 5 статьи 18 Закона №1058 установлено, что страховые взносы не могут зачисляться в Государственный бюджет Украины или бюджеты других уровней, не подлежат изъятию из ПФ, не могут использоваться на цели, не предусмотренные этим Законом.

3 Письмо ПФУ от 22.04.2003 г. №04/3116, см. "ДДР" №20/2003.

4 См. "Дебет-Кредит" №14/2005.

5 Закон Украины от 23.12.2004 г. №2285-IV "О Государственном бюджете Украины на 2005 год" в редакции Закона Украины от 25.03.2005 г. №2505-IV.

6 Согласно Закону Украины от 15.05.2003 г. №755-IV "О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц - предпринимателей" (Раздел IV и Раздел VI), в случае прекращения юридического лица или предпринимательской деятельности частного предпринимателя на основании решения суда (по любой причине) государственный регистратор должен не позднее следующего рабочего дня с даты поступления судебного решения уведомить об этом органы Пенсионного фонда. В этом случае основанием для снятия юрлица с учета в органах Пенсионного фонда Украины будет уведомление о проведении государственной регистрации прекращения юрлица на основании решения суда о его ликвидации.

Проверки финансово-хозяйственной деятельности субъектов предпринимательской деятельности (как юридических, так и физических лиц) в части отчислений в Пенсионный фонд не имеют права проводить ни налоговые органы, ни таможенные, ни любые другие органы исполнительной власти , уполномоченные проводить проверки. В свою очередь, органы Пенсионного фонда не имеют права проводить проверки ни по каким другим налогам, сборам и платежам, кроме взносов и сборов на пенсионное страхование.

органы государственной власти;

предприятия, учреждения и организации, независимо от форм собственности и вида хозяйственной деятельности, в т. ч. избравшие упрощенную систему учета и налогообложения (единый налог);

коллективные и арендные предприятия, сельскохозяйственные кооперативы и фермерские хозяйства, в т. ч. избравшие особый способ налогообложения (единый налог, фиксированный сельскохозяйственный налог);

объединения граждан, профсоюзы, политические партии;

филиалы, представительства , дипломатические представительства и консульские учреждения Украины, отделения и прочие обособленные подразделения, имеющие отдельный баланс и самостоятельно ведущие расчеты с застрахованными лицами;

расположенные в Украине иностранные предприятия , учреждения, организации (в т. ч. международные), дипломатические представительства и консульские учреждения иностранных государств, филиалы и представительства, использующие труд наемных работников, если иное не предусмотрено международными договорами Украины, согласие на обязательность которых предоставлено Верховной Радой Украины;

физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности , включая избравших особый способ налогообложения (единый или фиксированный налог);

лиц, обеспечивающих себя работой самостоятельно , - занимающихся адвокатской, нотариальной, творческой и прочей деятельностью, связанной с получением дохода непосредственно от этой деятельности.

цель и характер проверки;

название организации, проводящей проверку;

фамилия, имя, отчество лица, направленного для проведения проверки;

номер служебного удостоверения и должность проверяющего;

дата выдачи и номер решения руководителя пенсионного управления о проверке;

срок проведения проверки (планируемые даты начала и окончания).

непредоставление в установленный срок обязательной отчетности;

обнаружение недостоверных данных, заявленных в отчетности;

по результатам встречных проверок выявлены факты, свидетельствующие о том, что плательщик нарушил нормы законодательства;

плательщик в установленном порядке подал жалобу о том, что должностные лица органа Пенсионного фонда в ходе документальной проверки нарушили законодательство;

от лица, имевшего правовые отношения с плательщиком, поступили сведения, которые необходимо перепроверить; для этого орган ПФУ направил обязательный письменный запрос, однако плательщик в положенный срок (в течение трех рабочих дней со дня получения запроса) не представил объяснений и их документального подтверждения.

ведомости (карточки, распечатки) расчета заработной платы всех работников предприятия за каждый месяц проверяемого периода; в ведомости обязательно должны быть отражены суммы пенсионных взносов, которые удерживаются и начисляются;

чековую книжку, если доход работникам (оплата труда, пособия по больничным листкам и оплата за выполненные работы в рамках гражданско-правовых договоров) выплачивается через кассу страхователя наличными, полученными в банке;

расходные кассовые ордера и/или ведомости выплаты, если доход работникам выплачивается из полученной выручки;

накладные на выдачу работникам товарно-материальных ценностей, если доход работникам выплачивается в натуральной форме;

платежные поручения на перечисление средств, если доход работникам перечисляется на дебетовые карточки;

платежные поручения на перечисление удержанных (по коду платежа 50020203) и начисленных (по коду платежа 50020100) взносов на счета территориальных органов Пенсионного фонда и выписки банка за соответствующие дни;

документы, подтверждающие правомерность применения льготных ставок взносов, например справки об инвалидности наемных работников;

документы, связанные с уплатой сбора с отдельных видов хозяйственных операций в соответствии с Порядком №1740;

главную книгу (или оборотно-сальдовую ведомость, или "шахматку", в зависимости от того, в каком документе обобщаются данные бухгалтерского учета страхователя);

отчеты страхователя с отметками пенсионного управления о приеме.

Закон №1058 - Закон Украины от 09.07.2003 г. №1058-IV "Об общеобязательном государственном пенсионном страховании".

Порядок №1740 - Порядок уплаты сбора на обязательное государственное пенсионное страхование с отдельных видов хозяйственных операций, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 03.11.98 г. №1740.

Порядок оформления результатов проверок - Порядок оформления результатов документальных проверок по соблюдению действующего законодательства плательщиками сбора на обязательное государственное пенсионное страхование, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 21.03.2003 г. №6-5.

Инструкция №21-1 - Инструкция о порядке исчисления и уплаты страхователями и застрахованными лицами взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением правления ПФУ от 19.12.2003 г. №21-1.

Командировка: наличные или карточка? Суть дела :: Практика Вследствие распространения платежных карточек некоторые предприятия стали использовать их не только для выдачи зарплаты работникам, но и для выдачи наличности на хозяйственные нужды. Выясним, когда применяются платежные карточки, как по ним отчитываться и.

Уступка права требования «единщику» № 22 (1.6.2015) :: Суть дела :: Практика ООО на общей системе хочет уступить право требования долга в 10 тыс. грн. Уступает ООО на едином налоге. Варианта два: уступка за 3 тыс. гривень или уступка бесплатно. Какой вариант выгоднее с точки зрения налогообложения? Когда возникает дохо.

ЕН минус НДС = 2 или 4? № 22 (1.6.2015) :: Суть дела :: Практика Юридическое лицо является плательщиком НДС и единого налога третьей группы по ставке 2%. Регистрация НДС аннулирована по инициативе налогового органа согласно пп. «ж» п. 184.1 НКУ в середине квартала. Какую ставку единого налога следует примен.