Радислав Иванович Гандапас Презентационный конструктор
Зачем вводится требование раздать (или разослать) каждому участнику слайды накануне презентации? При этом их содержание должно быть настолько полным, что вам уже нечего говорить. Забавно, зачем тогда проводить презентацию, ведь все уже ознакомились и с выводами вашими, и с аргументами? Ан нет, слушают. И внимательно.
А почему? Мой личный опрос показал, что, несмотря на строгое соблюдение и наблюдение за соблюдением стандартов, только каждый двадцатый хотя бы заглядывает (!) в присланные ему накануне слайды. Большинство же приходит на презентацию и начинает изучать слайды во время ее проведения. Зачем же это нелепое правило?
Увы, некоторые корпоративные стандарты сложились исходя не из принципа целесообразности, а из укоренившейся традиции. Никто не может объяснить, почему презентации в такой–то компании нужно проводить именно в этом зале за круглым столом и никак нельзя в другом, более подходящем, где все участники будут повернуты лицом, а не спинами к ведущему и экрану. Непонятно, почему презентация должна начинаться с серии уничтожающих вопросов к докладчику, после чего он сможет сказать «последнее слово». Так повелось. Так любил делать прежний шеф. Это правило нигде не записано, но оно нерушимее всех.
Многие подобные традиции призваны заставить презентатора чувствовать себя школьником, отвечающим урок. Причем школьником, по мнению учителя, урока не знающим. Школьником, который попал в число «нелюбимых». Какой будет презентация? Кто и что выиграет от этого? Возможно, сидящие в зале получат извращенное наслаждение при виде мук, которые испытывает стоящий на сцене. Но разве для этого мы готовим и проводим презентации?!
Замечено, что в армии те солдаты, которые в начале службы подвергались самым сильным издевательствам и клялись, что сами никогда не будут вести себя, как их обидчики, дослужившись до привилегий, становятся самыми злыми и беспощадными «дедами». Замечено также, что ранее унижаемый сотрудник, дорвавших до должности шефа, сам начинает унижать уже бывших своих друзей и однокашников. Вчерашний оратор, подвергшийся обструкции со стороны публики, сев в зал, становится самым злым и непримиримым слушателем. Он всячески демонстрирует невнимание к выступающему и презентации, громко разговаривает с соседями, бросает реплики, издает звуки, выражающее сомнение, громко зевает или потопывает ножкой. Узнаете? Таким образом, пагубные традиции проведения презентаций в компании постоянно усугубляют проблему. Увеличивается количество человеко–часов, уходящих не просто впустую, а во вред и компании, и ее сотрудникам. Растет число затаенных, невысказанных конфликтов, фраз, сказанных про себя: «Все, надоело, ухожу!» Тот ли это эффект, которого мы ждали от презентаций?
Что же делать? Разработать и внедрить корпоративные стандарты проведения презентаций, каждый из которых должен быть обоснован и направлен на оптимизацию проведения презентаций. При необходимости в такие стандарты могут вноситься изменения.
Корпоративные стандарты должны быть записаны в специальную книгу, которая может быть названа, например, «Корпоративная книга презентатора». У нее должен быть хранитель. Только один, совершенно конкретный человек должен отвечать за ее хранение, использование и дополнение. В крупных компаниях есть даже должность, которая дает ее обладателю право и наделяет обязанностью следить за реализацией этих стандартов. Например, в McKinsey & Company такая должность называется «директор по визуальным коммуникациям». И занимает ее автор бестселлеров «Бизнес–презентация» и «Говори на языке диаграмм» Джин Желязны.
Как же должна выглядеть корпоративная книга?
Лучше, если это будет прошитая распечатка. Практика показала, что электронная книга при всей нашей современности и привязанности к технике читается гораздо меньше. И отношение к ней другое. Повесьте в коридоре офиса стенгазету с поздравлением сотрудника с днем рождения и разместите ту же информацию во внутренней сети. Сравните эффект. То же и с книгами. Поэтому распечатайте книгу, каждый раздел которой будет лишен пафоса и лирики. Там должны содержаться конкретные требования к презентациям.
Очень сэкономит время подготовки прилагаемый к книге банк изображений. Для того чтобы выступления сотрудников одной компании были единообразными, стоит сформировать набор таблиц, графиков, диаграмм и специальных иконок, которые будут использоваться при подготовке слайдов. Для многих крупных компаний такой пакет создают дизайн–студии: заказчик может быть уверен, что подобных символов не будет ни у кого больше. Использование такого банка не только стандартизирует визуальную часть презентации, но и упрощает поиск подходящего изображения. В России такие заказы блестяще выполняет студия IndeZZign. Предвижу, что кто–то из читателей возмутится и скажет, что тогда презентации будет сделаны будто под копирку и смотреть их будет неинтересно. Тут нужно заметить, что деловые презентации — не конкурс художественной самодеятельности. Это вспомогательный элемент деловой коммуникации. И, как в любой деловой коммуникации, здесь должны быть правила игры, которые помогают обеим сторонам.
• Новичков знакомят с содержанием книги, дают почитать. Когда презентация готова, она тестируется на соответствие корпоративным стандартам. Обнаруженное несоответствие должно быть устранено.
• Если к хранителю книги обращаются с предложениями по совершенствованию стандартов проведения презентации, он рассматривает их и вносит в книгу.
• При подготовке к презентации докладчик сверяется со стандартами, пользуется банком данных.
• Сложные, курьезные, необычные случаи при проведении презентации вносятся в книгу, если могут послужить примером или стать поучительной историей.
Содержание корпоративной книги может варьироваться в зависимости от особенностей компании, продукта и формата проводимых презентаций. В любом случае следует помнить о том, что корпоративные стандарты должны помогать в работе, обогащая каждого выступающего тем опытом, который наработали его предшественники.
Если вы не просто хотите подготовить хорошую презентацию, а намерены стать успешным презентатором, для которого это — норма, придется потрудиться. Впрочем, эти инвестиции быстро окупятся. Для облегчения работы я рекомендую завести дневник, в который вы будете вносить данные о каждом своем выступлении. Сюда может попасть не только презентация, но и выступление с тостом на вечеринке у друга, реплика на совещании у директора, благодарственная речь по случаю вручения вам государственной награды. Одним словом, любое выступление. Дневник лучше вести в тетради или блок–ноте. Проследите, чтобы это была не копеечная тетрадь. Выберите подороже и покрасивее. Это психологически настроит вас на соответствующее отношение к той аналитической работе, которую вам предстоит вести. Конечно, можно и файл в компьютере создать. Но эффект будет не совсем тот, которого мы ходим достичь. В этой тетради для новой записи отводите чистую страницу. Так, по каждому выступлению просто заполняйте пункт за
. Место и время презентации.
Если презентация была продолжительной, укажите и подтемы.
Это те параметры, которые мы обсуждали в разделе «Этапы подготовки», отвечающие на вопрос: «Кто в зале?»
. Каков был регламент.
Укажите, удалось ли вам уложиться в отведенное время. Если сочтете нужным, добавьте свои комментарии к этому пункту.
. Сильные стороны моей презентации.
Поскольку в коре головного мозга человека центров тревоги больше, чем центров удовольствия, мы сразу подмечаем ошибки, а вот плюсы приходится поискать. Не будьте к себе слишком строги, вспомните свое выступление до мелочей и запишите все удачные находки.
. Слабые стороны моей презентации.
Снова вспомните презентацию и запишите все подмеченные недостатки. Здесь же отметьте, почему эти слабые стороны реализовались.
Из соотношения сильных и слабых сторон сделайте обобщение и выводы о презентации в целом.
. Реакция аудитории, реплики слушателей.
Проанализируйте полученные вопросы, ваши ответы, реплики из зала, реакции. Какие из вопросов и возражений вам удалось предугадать?
. Оценка выступления в целом.
Мы уже говорили, что ответы на вопросы аудитории могут добавить несколько баллов к вашей презентации, а могут погубить ее. Проанализируйте презентацию вкупе с вопросами и вашими ответами на них.
. Что следует делать, чтобы следующая презентация была еще лучше.
Пожалуй, это самый важный вопрос. Только постарайтесь избежать перфекционизма — маниакальной страсти все делать идеально. Воспримите процесс вашего совершенствования как игру с самим собой.
Профессиональный рост презентатора — это не только овладение навыками публичной речи. Это и личностный рост, и психологическое саморазвитие, и развитие банальной эрудиции. Совершенствование себя. А совершенствование — процесс, не имеющий конца. Ибо совершенство, как мы знаем, недостижимо.
Как развивать навыки самостоятельно
Понятно, что, прочитав книгу, не станешь блестящим презентатором. У книги такой эффект: если до этого дня вы, проведя презентацию, восклицали: «Нет, не так надо было!», то теперь вы сможете восклицать: «Нет, надо было вот так!» А чтобы действительно улучшить качество презентаций, вам необходимо предпринять самостоятельные шаги. Необходимо развивать навык самостоятельно. Что делать?
. Все, что вы прочли в этой книге, применяйте на практике. Чтобы развить навык, необходима тренировка. Если вы не выступаете перед аудиториями так часто, как вам хотелось бы, найдите возможность выступить перед публикой и в других ситуациях. Возьмите себе за правило на любой вечеринке выступить как минимум с двумя тостами. Если проходит собрание, совещание, выступите хотя бы с репликой. Активнее ведите себя на тренингах и семинарах. Выходите всякий раз, когда слышите слова: «Кто хотел бы…?»
. Возьмите за правило проводить репетицию перед каждым выступлением и по самому незначительному поводу. Даже прежде чем встать с бокалом, несколько раз проговорите тост мысленно. И не просто проговорите, а представьте в деталях, что вы будете делать, когда встанете. И уж подавно репетируйте перед каждой презентацией, пока не будете удовлетворены тем, что получилось.
. Участвуйте в тренингах по ораторскому мастерству, публичной речи, presentation skills. И не стоит ждать «самого лучшего» тренинга или «самого лучшего» тренера. Просто запишитесь на ближайший, и вы почувствуете, какой рывок сделали в мастерстве проведения презентации. Организуйте такое обучение в своей компании. Поскольку от презентаций напрямую зависит так много в каждой фирме, обучение мастерству презентации окупится сразу.
. Наблюдайте, как выступают другие. Внимательно смотрите и слушайте, анализируйте, перенимайте лучшее и критикуйте за ошибки. Хорошо, если у вас есть возможность наблюдать выступления разных ораторов. Если такой возможности нет, прекрасный материал могут дать выступления политиков, звезд шоу–бизнеса, деловых людей, которые вы видите по телевизору. И даже выступления героев художественных фильмов могут стать предметом анализа и заимствований.
. Читайте то, что написано и другими авторами. Список рекомендованной литературы вы найдете в соответствующем разделе.
. Гораздо более эффективны видеотренинги. Тут я мог бы с чистой совестью порекомендовать видео–курс «Учимся выступать публично», но не могу, так как его автор — я сам. А жаль, что не могу. Отличный был бы результат. Ну да ладно.
. Пользуйтесь всеми доступными источниками информации. Загляните на мой сайт www.radislavgandapas. com. Там вы найдете мои статьи по разным аспектам публичных выступлений и не только, сможете задать мне вопрос и получить ответ.
. Гораздо более богатый ресурс — сайт Академии ораторского мастерства www.oratorica.ru. Он претендует на то, чтобы стать ведущим информационным ресурсом по публичной риторике в России. Здесь вы найдете статьи и книги других авторов, прошедшие, однако, строгий отбор. Узнаете о последних новостях из мира публичной риторики: о тренингах, семинарах, конференциях, «круглых столах», выходящих в свет книгах и фильмах, других важных событиях. На этом же сайте работает форум, на котором вы можете стать инициатором обсуждения любой темы, задать вопрос специалистам.
. Наконец, запишитесь в Клуб ораторов. Сейчас, когда я пишу эту книгу, клубы ораторов работают в Москве, Новосибирске, Екатеринбурге, Иркутске,
Калининграде. К тому времени, когда вы будете ее читать, список расширится. Информацию о Клубе ораторов в вашем городе, теме ближайшей встречи, условиях участия, контактах с организаторами вы можете получить на сайте www.oratorica.ru на страничке «Клуб ораторов».
Но самым лучшим способом развить любой навык является следующий. Лично я очень многому научился, пока читал книги по риторике. Гораздо большему научился, когда наблюдал за блестящими ораторами. Впрочем, когда я наблюдал за выступлениями тусклых ораторов, я тоже многому научился. Еще больше знаний я приобрел, когда стал все это воплощать на практике, постоянно корректируя себя и повторяя снова и снова. Но неизмеримо большему я научился, когда стал проводить тренинги и семинары по этой теме. Если хотите по–настоящему раскрыть для себя тему успешных презентаций, научите тому, что знаете, другого человека. Пусть это будет тот, для кого вы — авторитет: ваш ребенок, подчиненный, новичок, младший товарищ. Не нужно пытаться проводить системное обучение. Просто подскажите ему, проанализируйте вместе с ним его презентацию, покажите пример. Вы увидите, как много вам откроется нового, о чем вы и не читали, и не слышали. Спустя время вы сами сможете написать книгу на эту тему, которую я с удовольствием и пользой для себя прочитаю.
. Hoff R. Say it in Six. — Kansas City: Andrews and McMeel, 1996.
. Александров Д. H. Риторика. M.: Флинта, 2004.
. Анисимова Т. В., Гимпельсон Е. Г. Современная деловая риторика. — М.: МПСИ, 2004.
. Багру нов В. П. Азбука владения голосом для болельщика. Методика, основанная на раскрытии трех секретов феномена Шаляпина. — СПб.: Багеон, 2002.
. Бредемайер К. Черная риторика. Власть и магия слова. — М.: Альпина Бизнес Букс, 2005.
. Буковецкая О. Создание презентаций на ПК. — М.: НТ Пресс, 2005.
. Вайсман До/с. Мастерство презентаций. — М: Вершина, 2004.
. ГандапасР. Камасутра для оратора. — М.: Олимп–бизнес, 2004.
. Далецкий Ч. Риторика. Заговори, и я скажу кто ты. — М.: Высшая школа, 2004.
. Дусей Э., Дусей Р. Эффективная презентация. — Днепропетровск: Баланс–Клуб, 2002.
. Дикинсон С. Презентация. Технология успеха. — М.: Олимп–бизнес, 2003.
. Елизаветина Т. М. Компьютерные презентации: от риторики до слайд–шоу. — М.: Кудиц Образ, 2003.
. Желязны Дус. Бизнес–презентация. — М.: ИКСИ РАН, 2004.
. Желязны Дус. Говори на языке диаграмм. — М.:ИКСИ РАН, 2004.
. Аеммерман X. Уроки риторики и дебатов. — М.: Уникум Пресс, 2002.
. Аеммерман X. Учебник риторики. Тренировка речи с упражнениями. — М.: Интерэксперт, 1999.
. Мальханова И. Школа красноречия. Цицероном может стать каждый. — М.: АиФ, 2002.
. Морган Н. Ораторское искусство. — М.: Вершина, 2005.
. СоперПолъА. Основы искусства речи. Книга о науке убеждать. — Ростов н/Д: Феникс, 2002.
. Стюард К., Уилкинсон М. Ораторское искусство. Притворись его знатоком. — СПб.: Амфора, 2001.
. Сэмпсон 3. Бизнес–презентация. Творческие идеи для блестящего выступления. — М.: Альпина, 2004.
. Филиппов А. В., Романова Н. Н. Публичная речь в понятиях и упражнениях. — М.: Академия, 2002.
. Хофф Р. Я вижу вас голыми. Как подготовиться к презентации и с блеском ее провести. — М.: Класс,1999.
. Журнал «toBe: Деловая презентация» (www.to–be.ru).
Главный редактор Ведущий редактор Руководитель проекта
И. В. Андреева Ю. П. Леонова К. С. Пискарева В. Ю. Силифанова Т. В. Писаренко Н. М. Биржаков А. Д. Деева Н, Л. Витъко, Л. Н. Макарова
Подписано в печать 18,10.2005 Формат 60x90/16. Бум. архангельская. Печ. л. 12.