Срок хранения истек? Уничтожить!

Сроки хранения документации по кадрам определены нормативными актами федеральных органов исполнительной власти, и уменьшить эти сроки организация не имеет права. Зато имеет право их продлить. Но так или иначе, срок хранения все-таки когда-нибудь истекает. Что делать с документами по кадрам с истекшими сроками хранения, как правильно организовать и оформить их уничтожение, рассказывается в статье.

Нормативная база. 1. Положение "О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ", утв. Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 N 03-33/пс.

2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003).

3. Основные правила работы архивов организаций, одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

4. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.

Когда приходит срок уничтожать документы?

Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

- временного хранения (до 10 лет включительно);

- долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

- постоянного срока хранения.

Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности. Сроки хранения документов, отражающих специфику деятельности организации или ее отдельных функций, определяются отдельными нормативными актами федеральных органов исполнительной власти.

Организация имеет право продлить срок хранения документов, но уменьшить не имеет право. Изменение срока хранения документов должно быть согласовано с экспертной комиссией организации.

Сроки хранения дел исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Например, в 2009 г. можно выделить к уничтожению дела с истекшими сроками хранения:

- трехгодичного - законченные делопроизводством в 2005 г.;

- пятилетнего - законченные делопроизводством в 2003 г.;

- десятилетнего - законченные делопроизводством в 1998 г.

В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации (архив организации), где по истечении срока хранения подлежат уничтожению.

Стандарты и правила уничтожения кадровой документации

При уничтожении кадровой документации необходимо соблюдать ряд требований, определенных в Международном стандарте по управлению документацией ISO 15489-1-2001 и в Стандарте 15489-1-2007, а именно:

- уничтожение должно быть санкционированным (т.е. запрещается самовольное уничтожение документации, без оформления соответствующих документов);

- запрещается уничтожать документы, имеющие отношение к идущему или предвидимому разбирательству по судебным искам или расследованию;

- уничтожение документов должно проводиться с сохранением конфиденциальности содержащейся в них информации;

- должны быть уничтожены все копии документов, отобранных на уничтожение, включая страховые копии, резервные копии и копии для длительного хранения.

Словарь кадрового делопроизводства. Копия документа (от лат. copia - множество) - не имеющий юридической силы документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Страховая копия документа - копия важного, ценного или уникального документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала.

Резервная копия документа - запасная копия документа, употребляемая только в случае надобности.

Шредер - прибор для уничтожения бумаг, шредирование - разрезание на мелкие случайные части с помощью специального оборудования.

Отметка "до ликвидации организации", проставленная в Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организации, с указанием сроков хранения к некоторым видам архивных документов, означает, что эти документы хранятся в организации до ее ликвидации независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов. Однако после ликвидации организации эти архивные документы подлежат экспертизе ценности, отбору и передаче на постоянное хранение в установленном порядке.

Словарь кадрового делопроизводства. Ценность документа - свойство документа, обусловливающее его экономическое, политическое, культурное или научное значение.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Документ временного хранения - документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документ постоянного хранения - документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Для подтверждения факта уничтожения документов необходимо составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (форма акта представлена в Основных правилах работы архивов организаций и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536).

Запись в акте "Изменения в учетные документы внесены" означает, что в формах номенклатур дел или в описях дел (учетных документах), куда были впервые внесены документы, в настоящий момент подлежащие уничтожению, в графе "Примечания" указаны номер и дата настоящего акта, в соответствии с которым документы подлежат уничтожению.

Экспертные комиссии (ЭК), с которыми необходимо согласовать акт об уничтожении документов, являются совещательными органами, которые создаются во всех крупных учреждениях, а в соответствии с Международным стандартом 15489-1:2007 должны быть созданы во всех организациях. Экспертные комиссии назначаются приказом руководителя организации в составе не менее 3 - 5 человек под председательством одного из руководящих работников. В состав экспертной комиссии могут входить:

- заместитель руководителя организации;

- начальник службы персонала;

- главный специалист службы персонала;

Члены экспертной комиссии помогают персоналу службы документационного обеспечения управления осуществлять деятельность, связанную с подготовкой дел к последующему хранению и уничтожению, определяют сроки хранения документов, если в Перечне срок имеет формулировку "до минования надобности", рассматривают акты о выделении дел к уничтожению.

Методическую помощь и контроль за деятельностью экспертных комиссий осуществляют работники архива учреждений.

Выделенные к уничтожению документы в упакованном виде передаются на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам или в местные организации, собирающие вторсырье. Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес сданной макулатуры) указываются в акте о выделении к уничтожению документов.

Фирмы, занимающиеся внеофисным хранением документов, предлагают несколько вариантов уничтожения: стандартное уничтожение и конфиденциальное уничтожение. Уничтожение документов производится путем шредирования. Стандартное и конфиденциальное уничтожение отличаются разной степенью секретности: стандартное уничтожение обеспечивает секретность 3-й степени (фрагментирование на части не более 3,9 x 50 мм), конфиденциальное - секретность 5-й степени (фрагментирование на части не более 0,78 x 11 мм). После операции уничтожения в базу данных вносится соответствующая запись, и ведение истории уничтоженных документов прекращается. Тарификация осуществляется по весу в килограммах.

Существует некоторая специфика уничтожения отдельных категорий документов. Так, бухгалтерские документы не могут быть уничтожены до проведения ревизии по ним. Факт уничтожения черновика конфиденциального документа и других материалов данной группы подтверждается пометкой на копии документа, оставшейся в деле службы конфиденциальной документации. Например:

Испорченные бланки документов уничтожаются отдельным актом. Например, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии организации и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за их ведение. По окончании каждого месяца он обязан представить отчет о движении этих бланков, а если часть документов испорчена, об этом составляется акт по примерной форме.

________________ А.А. Иванов

на списание испорченных бланков трудовых книжек

_____________ N __________

(перечисляются должности, инициалы и фамилии членов комиссии по

составлен настоящий акт о том, что за период с ____________ по ____________

(полное наименование предприятия)

(подробная причина порчи)

__________ штук ________________________ бланков трудовых книжек (вкладышей

к ним) ____________________________________________________________________

(перечислить серию и номер каждого бланка трудовой книжки (или

которые "__" _______ 2009 г. уничтожены путем сожжения.

Подписывают акт члены комиссии с указанием должности, подписи и расшифровки подписи.

При заполнении граф данной формы следует подробно указать причину порчи, например:

│ По причине небрежного обращения с бланками инспектора по кадрам │

│ Селезневой Инны Ивановны │

Если трудовая книжка была заполнена не на русском языке, то в бланк формы можно добавить графу "Название языка".

Санкции за нарушение правил хранения документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

Если организация уничтожила документы по кадрам или другие документы организации раньше установленного срока, то ее могут оштрафовать налоговые инспекторы на 5000 руб., а за повторное нарушение - на 15 000 руб. В соответствии со ст. 120 Налогового кодекса РФ, если благодаря пропаже документов предприятие уплатило меньше налогов, то штраф составит 10% от неуплаченных сумм, но не менее 15 000 руб., причем оштрафовать могут не только организацию, но и лично ее руководителя.

Архивисты государственного архива могут проверить порядок хранения и уничтожения документов в организации, например, если после проверки экспертов инспекции Роструда были выявлены нарушения правил ведения кадровых документов. Также архивная инспекция проводит проверку хранения кадровых документов в случае, если сотрудник обратился в суд с заявлением о нарушении его социальных прав (не может получить справку с места работы о зарплате, о стаже работы и т.д.).

1. Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2003.

2. Доронина Л.А. Документоведение: Учеб.-метод. пособие. М.: ГУУ, 2005. 76 с.