Что достаточно знать руководителю о бухгалтерском учете. Точки контроля бухгалтерской службы. Часть 1

Большинство руководителей рано или поздно сталкиваются с проблемами, которые возникли в связи или благодаря деятельности главного бухгалтера. Масштабы бедствия могут быть различны – от относительно небольших штрафов до кражи значительных сумм, необходимости восстанавливать бухучет, банкротства предприятий из-за неподъемных налоговых санкций и т.п. Действующее законодательство таково, что главный бухгалтер фактически не несет ответственности за ущерб, причиненный предприятию, тогда, как владельцы предприятия и генеральные директора попадают под удар. Чаще всего обнаружение «последствий трудовой деятельности» бухгалтера заканчивается тем, что бухгалтер пишет заявление об увольнении и отправляется к новым свершениям у нового работодателя, а расхлебывать заваренную им кашу приходится руководителям и владельцам предприятия.

Главное, о чем нельзя забывать руководителю – в соответствии с Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, руководитель компании несет ответственность за организацию бухгалтерского и налогового учета, а также за правильность начисления и уплаты налогов, главный бухгалтер - за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. То есть, за ошибки, допущенные бухгалтером, ответственность в итоге возлагается на генерального директора.

Сложность ситуации в том, что проверить качество работы любого специалиста может только специалист, имеющий квалификацию выше или равную, чем у проверяемого лица. Главный бухгалтер оказывается в исключительно выгодной для него ситуации – проверить его работу на предприятии очень часто некому. Мы не будем говорить о желательности аудита или экспресс-проверки бухучета, это общеизвестно, но не всегда возможно в силу объективных причин. Но даже компании, приглашающие аудиторов для проведения ежегодного аудита, узнают о своих проблемах постфактум и вынуждены приступать к дорогостоящему устранению проблем, тогда как предупреждение этих проблем позволило бы избежать многих неприятностей.

Основная причина возникновения всех проблем – отсутствие контроля над деятельностью сотрудников бухгалтерии. К сожалению, формат рассылки не позволяет дать весь материал по организации системы контроля и предупреждения ошибок, т.к. часть материала требует практического освоения на примере «живых» документов.

• основная цель системы контроля – предупреждение, а не устранение ошибок;
• система контроля должна быть понятна руководителю;
• она должна выявлять узкие места, быть недорогой, простой в исполнении, визуально удобной для восприятия;
• контроль должен быть систематическим;
• главный бухгалтер должен знать, что его работа контролируется.

Мы разграничиваем два понятия – «проверка работы главбуха» и «организация контроля». Вначале коснемся проверки. Самые важные вопросы, на которые стоит себе ответить до начала проверки работы главбуха: с какой целью я хочу проверить главного бухгалтера, и, что я буду делать, если в результате проверки вскроется, что.

Традиционные узкие места: некомпетентность главного бухгалтера, злой умысел, дезорганизация документооборота и бухгалтерского делопроизводства. При дезорганизованном документообороте даже у высокопрофессионального бухгалтера связаны руки – ошибки в бухучете и отчетности будут неизбежны. Начнем с самого простого – с внешних признаков проблем в бухучете, это: многочисленные ошибки в базе данных, беспорядок в документах, отсутствие налогового планирования, отсутствие профессиональной периодики и правовых программ. Коротко о том, что проверяем и как проверяем.

1. Проверяем, как хранится текущая документация – в папке по направлениям учета (н-р «реализация», «банк-касса») или «россыпью» на столах и папках (попросите, н-р принести входящие счета фактуры за истекший месяц).
2. Проверяем наличие архивов полугодовалой давности. Титульный лист архива содержит информацию о направлении учета, периоде, вслед за титульным листом идет реестр документов, страницы пронумерованы, архив прошит и опечатан.

Эти простые приемы позволят Вам составить общее впечатление о состоянии дел в бухучете Вашей компании, они могут свидетельствовать как о некомпетентности главбуха, так и о проблемах в документообороте, за организацию которого отвечает руководитель.

Итак, кто же виноват и что делать?

1. Технологический анализ выявил значительное количество ошибок в базе данных.

Причина - это некомпетентность сотрудников бухгалтерии или незнание ими версии 1С, используемой на Вашем предприятии.

Если штат бухгалтерии - единственный главный бухгалтер – речь идет о профессиональной некомпетентности.

Если штат бухгалтерии состоит из нескольких человек – речь может идти о профессиональной некомпетентности отдельных бухгалтеров и управленческой некомпетентности главного бухгалтера.

Обратите внимание, по каким участкам бухучета (счетам ) идут ошибки. Бухгалтер, ведущий данный участок некомпетентен. Главный бухгалтер не может организовать контроль над работой сотрудников, не уделяет внимания найму, расстановке, повышению квалификации подчиненных, не увольняет некомпетентных сотрудников.

Выход из положения: инициативный аудит или экспресс – проверка бухучета (отличается от аудита сжатыми сроками исполнения и отсутствием аудиторского заключения, вместо него выдается перечень проблем с рекомендациями по исправлению ситуации), если проверяющие констатируют безграмотность бухгалтера – обязательное увольнение.

2. Обнаружен «бухучет россыпью».

Причина – халатность главного бухгалтера.

Выход из положения: установить жесткие сроки для оформления бухгалтерских папок, распределения документов по тематическим папкам, оформления реестров, архивации документов датированных сроком более двух кварталов.Параллельно провести инициативный аудит или экспресс – проверку. По окончанию работ обязательно сменить бухгалтера, т.к. даже при хорошем знании бухучета, сотрудник ненадежен.

3. Документы хранятся в папках, но среди них есть ксерокопии, факсовые копии, документы без печатей и подписей.

Причина - непоступление документов или их исчезновение на территории Вашей компании в столах сотрудников отделов закупок и продаж, секретарей, иногда в самой бухгалтерии.

Документы вовремя не доходят до бухгалтерии, и бухгалтер вынужден вести бухучет на основании копий или не проводить документы вовсе. Проблема в дезорганизации документооборота в целом. Т.к. бухгалтерия не имеет рычагов воздействия, проблема должна быть разрешена на уровне высшего руководства, в противном случае нарушения в бухучете неизбежны.

Выход из положения: все документы, входящие в бухгалтерию и исходящие из бухгалтерии должны проходить через единственную точку входа/выхода с обязательной регистрацией движения по принципу регистрации секретарями входящей-исходящей корреспонденции. Это позволяет быстро выявить всех «участников потери документов» и применить к ним меры воздействия.

4. Документы хранятся в папках, архивов нет.

Причина – халатность главного бухгалтера.

Выход из положения: премии за своевременную архивацию или административные меры воздействия. Как правило, премирование работает лучше, чем различные виды наказания.

1. Укажите в вакансии, что при найме главного бухгалтера проводится тестирование. Поток кандидатов резко снизится за счет бухгалтеров, не уверенных в собственной некомпетентности или уверенных в некомпетентности.
2. Не нанимайте на работу бухгалтеров, в резюме которых есть информация о двух или более увольнениях в начале отчетного периода или непосредственно перед отчетным периодом. Периоды увольнения, которые должны Вас насторожить:
   • с 20 марта по 20 апреля;
   • с 20 июня по 20 июля;
   • с 20 сентября по 20 октября;
   • с декабря по конец января.
   Увольнения в эти периоды могут сигнализировать как о запущенном бухучете (побег от баланса), так и о нелояльности бухгалтера по отношению к работодателям (кто и как будет сдавать баланс бухгалтеру безразлично).
3. Позвоните по всем предыдущим местам работы и узнайте у главбуха, принявшего дела, в каком состоянии она получила бухучет:
   • была ли краснота в оборотно - сальдовой ведомости;
   • бухучет был передан заархивированным или «россыпью»;
   • проводилась ли налоговая проверка по периодам работы Вашего кандидата, и каковы были ее результаты;
   • пришлось ли проводить какие-либо работы по прошлым периодам?
   В среднем, из десяти человек, пришедших на собеседование, как минимум у двух есть серьезные «хвосты» по прошлым местам работы.
4. Задайте вопрос о том, какие ошибки были допущены кандидатом за все время работы в должности главного бухгалтера. Если «ошибок не было» - откажитесь от работы с данным кандидатом. Ошибки в работе главбухов есть всегда. Не стоит брать на работу человека, стремящегося скрывать информацию.
5. Рассматривайте кандидатов из сферы деятельности, соответствующей Вашему предприятию, работавших с той же системой налогообложения. Бухгалтера крупных компаний и аудиторы чаще всего не знают нюансы УСНО и ИП и наоборот.
6. Если бухучет Вашего предприятия ведет один человек - ищите бухгалтера, работавшего в единственном лице, т.к. главбухи-руководители «теряют» нюансы отдельных участков, но способны организовать учет. Если у Вас штат бухгалтерии, не берите главбуха, работавшего единственным бухгалтером, т.к. бухгалтер будет стремиться к тотальному контролю и выполнению работы собственными руками, нервничать и создавать проблемы себе, подчиненным и руководителю.

Продолжение материала в рассылке "Управление личной эффективностью руководителя". Подписаться >>>