Учет подотчетных средств на предприятии

Выдача средств под отчет — операция, с которой бухгалтеры сталкиваются почти каждый день. Но несмотря на ее распространенность, в ней много налоговых и бухгалтерских нюансов. К тому же нарушение порядка предоставления средств под отчет влечет за собой как финансовые санкции к предприятию, так и в некоторых случаях начисление НДФЛ относительно подотчетных лиц. Итак, чтобы знать, как правильно оформить и отразить в учете операции с подотчетными средствами, рассмотрим возникающие при этом самые актуальные вопросы.

Выдача средств не работникам предприятия

Средства для приобретения товаров (работ, услуг), которые будут использованы в деятельности предприятия, могут выдаваться как работникам такого предприятия, так и лицам, не состоящим с предприятием в трудовых отношениях. Перечень таких лиц устанавливается приказом по предприятию. Порядок выдачи средств под отчет работникам определен Положением №637, Приказом №440 и пп. 3.4, 4.2.15 и п. 9.10 Закона о доходах. Как видим, нормативная база, упорядочивающая выдачу подотчетных средств работникам, довольно обширная.

Встречаются случаи, когда предприятие предоставляет денежные средства для оплаты необходимых ему товаров (работ, услуг) лицам, не состоящим с ним в трудовых отношениях. Пример тому — выдача денежных средств физлицам, которые состоят с предприятием в гражданско-правовых отношениях, — работают по договорам подряда, поручения и пр. Отдельного документа, посвященного порядку выдачи подотчетных средств именно этим лицам, не существует. Однако есть два разъяснения по поводу возможности такой выдачи: разъяснение НБУ, приведенное в письме от 21.12.2006 г. №11-113/4734-13871, которое не запрещает выдачу наличности под отчет лицам, не находящимся с предприятием в трудовых отношениях, и разъяснение Минфина, приведенное в письме от 13.02.2007 г. №31-34000-30-25/2774, рекомендующее, как такую выдачу оформить.

Обратите внимание на то, что основное требование Минфина, — предусмотреть возможность и порядок выдачи средств под отчет не работникам предприятия в распорядительном документе об учетной политике.

Нужно ли для предоставления средств под отчет заключать с физлицом договор о полной материальной ответственности? Ответ зависит от того, как часто именно этому лицу выдаются денежные средства под отчет.

Если такому лицу подотчетные суммы будут выдаваться регулярно, то при первой выплате с ним заключается договор о полной материальной ответственности. Письменные договоры о полной материальной ответственности предприятие может заключать с работниками, которые достигли восемнадцатилетнего возраста, занимают должности или выполняют работы, непосредственно (т. е. постоянно) связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей. Перечень таких должностей и работ, действующий на территории Украины, установлен Постановлением №447.

Если же физлицо получает денежные средства под отчет только время от времени, то, согласно ч. 2 ст. 134 КЗоТ, необходимости заключать договор о полной материальной ответственности с ним нет — на такое лицо со времени получения средств под отчет и так возлагается материальная ответственность в полном размере ущерба, причиненного по его вине предприятию.

Какую сумму можно выдать под отчет?

При выдаче наличных следует учитывать некоторые нюансы.

1. «Десятитысячное ограничение». Ограничение по наличным расчетам в национальной валюте установлено Постановлением Правления НБУ от 09.02.2005 г. №32 и составляет 10000 грн. Это ограничение действует в расчетах между одним предприятием (предпринимателем) с другим предприятием (предпринимателем) в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам.

Поскольку подотчетное лицо приобретает за наличку товары (работы, услуги) не для себя, а для предприятия или предпринимателя, выдавших ему наличку для этих целей, то такое же ограничение будет действовать и в случае расчетов через подотчетное лицо.

В случае осуществления предприятиями наличных расчетов с другими предприятиями (предпринимателями) сверх установленной предельной суммы, в соответствии с п. 2.3 Положения №637, сумма, превышающая 10000 грн, прибавляется к фактическим остаткам налички в кассе на конец дня плательщика налички в день осуществления этой операции, с последующим сравнением полученной расчетной суммы с утвержденным лимитом кассы. Если в результате такого сравнения при проверке кассовой дисциплины обнаружится превышение лимита кассы, то предприятия ожидает штраф в двукратном размере суммы обнаруженной сверхлимитной наличности за каждый день такого превышения (ст. 1 Указа №436), а также административный штраф в размере от 8 до 15 н.м.д.г. в случае первого за год нарушения (от 136 до 255 грн) или от 10 до 20 н.м.д.г. в случае повторного нарушения в течение одного года (от 170 до 340 грн), предусмотренный ст. 1642 КоАП.

Впрочем, п. 2.3 Положения №637 предусматривает частные случаи, когда это ограничение не применяется.

расчеты предприятий (предпринимателей) с физлицами, бюджетами и государственными целевыми фондами;
добровольные пожертвования и благотворительную помощь;
расчеты предприятий (предпринимателей) за употребленную ими электроэнергию;
использование средств, выданных на командировку;
расчеты предприятий (предпринимателей) между собой при закупке сельхозпродукции*.

2. Выдача под отчет иностранной валюты. Наличные средства в иностранной валюте, согласно п. 2 Правил использования инвалюты, могут выдаваться под отчет только для командировок за границу. Особенностью выдачи под отчет иностранной наличности является то, что:

1) сумма неиспользованной иностранной налички, полученной в учреждении банка для оплаты командировочных расходов за границу, подлежит зачислению на распределительный счет в иностранной валюте в уполномоченном банке Украины в течение пяти банковских дней со времени оприходования в кассу предприятия (п. 8.4 Правил использования инвалюты). То есть только пять банковских дней с момента оприходования эта сумма не учитывается при расчете лимита кассы в ходе проверки, а превышение этого срока является нарушением. Приятное в этой ситуации лишь то, что штраф, налагаемый на предприятия в случае превышения лимита кассы в национальной валюте, в данном случае не применяется. Но административного штрафа, конечно, не избежать (см. письмо НБУ от 17.11.2006 г. №13-123/4285-12303);

2) получить наличку для выдачи под отчет для командировки возможно только на основании заявки предприятия, которая обязательно должна содержать расчет расходов (п. 2.2 Правил использования инвалюты). Следовательно, получить сумму, не соответствующую расчету, который должен содержать лишь законодательно предусмотренные командировочные расходы, будет невозможно;

3) если рассчитанная сумма командировочных расходов превышает установленные нормы вывоза иностранной валюты 1 , то подотчетное лицо может:

а) либо вывезти эту сумму, предварительно получив индивидуальную лицензию НБУ;

б) либо использовать для расчетов за рубежом корпоративную пластиковую карточку одной из международных платежных систем.

1 П. 2 раздела III Инструкции о перемещении валюты Украины, иностранной валюты, банковских металлов, платежных документов, других банковских документов и платежных карточек через таможенную границу Украины разрешает физлицу вывезти за границу без получения лицензии наличную иностранную валюту и/или дорожные и именные чеки и/или карточки Visa Travel Money на сумму, не превышающую эквивалент 10000 долл. США в иностранной валюте. С 27.07.2008 г. эта сумма изменится (см. «ДК» №26/2008).

3. Запрет на выдачу средств под отчет лицам, не отчитавшимся за предыдущее предоставление средств под отчет. Собственно, это ограничение установлено п. 2.11 Положения №637 и говорит само за себя. Ответственность за нарушение этого запрета установлена в виде штрафа в размере 25% выданных с нарушением под отчет сумм (ст. 1 Указа №436) и административного штрафа в размере от 8 до 15 н.м.д.г. в случае первого за год нарушения (от 136 до 255 грн), или от 10 до 20 н.м.д.г. в случае повторного нарушения в течение одного года (от 170 до 340 грн), предусмотренного ст. 1642 КоАП.

Сроки отчетности

Согласно пп. 9.10.2 Закона о доходах и Приказу №440, отчет об использовании средств, предоставленных под отчет (далее — авансовый отчет), подотчетное лицо должно представить до окончания третьего банковского дня, следующего за днем:

1) в котором подотчетное лицо завершает командировку;

2) в котором подотчетное лицо завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет предприятия.

Излишне израсходованные (неиспользованные) средства следует вернуть до или во время подачи авансового отчета.

Продление этого предельного срока возможно только при исключительных обстоятельствах, которые обязательно должны иметь документальное подтверждение. Речь идет о важных обстоятельствах, сложившихся не по вине подотчетного лица и мешающих ему вовремя составить и подать авансовый отчет. К таким обстоятельствам, в частности, относится временная нетрудоспособность подотчетного лица, подтвержденная листком нетрудоспособности, оформленным в установленном действующим законодательством порядке (п. 7.39 Положения №637).

Отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин не является обстоятельством, освобождающим его от ответственности за нарушение срока подачи авансового отчета.

Подотчет и платежные карточки

Один из путей предоставления работнику средств для приобретения товаров (работ, услуг), которые будут использованы в деятельности предприятия, — предоставление ему возможности пользоваться корпоративной карточкой предприятия. Использование корпоративных карточек как средства выдачи наличных средств под отчет предусмотрено пунктом 3.12 Положения №137.

Под отчет средства из корпоративной карточки попадают со времени их снятия или проведения расчета с помощью карточки. Поскольку эта операция приравнивается к выдаче средств под отчет, то лицо, воспользовавшееся корпоративной карточкой, должно отчитаться об их использовании и вернуть остаток налички в течение трех дней со дня завершения командировки или факта завершения выполнения отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет предприятия. Использование средств должно быть подтверждено соответствующими отчетными документами, а также документами о получении наличности c карточного счета (чеком банкомата, слипом, квитанцией торгового терминала и тому подобное). В другом случае такое лицо несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством за нарушение порядка отчетности за выданные под отчет средства.

Если у доверенных лиц — юридических лиц и физических лиц — предпринимателей нет корпоративных платежных карточек, то денежные авансы на командировку им могут выдаваться через личные платежные карточки (такая возможность предусмотрена п. 3.13 Положения №137). Для средств, полученных работником на личную платежную карточку, действуют те же правила, что и для средств, предоставленных под отчет с помощью корпоративной карточки, с единственным отличием: под отчет средства, которые были перечислены предприятием работнику на его личную платежную карточку, попадают не с момента снятия их с нее или проведения с помощью нее расчетов, а с момента зачисления этих средств на карточный счет. Это отличие обусловлено тем, что средства на корпоративной карточке принадлежат предприятию, а средства, попадающие на личную платежную карточку работника, выпадают из-под влияния предприятия и не могут быть сняты или отозваны.

Может ли подотчетное лицо использовать средства не на те цели, на которые они были выданы?

Полученные с помощью корпоративной или личной платежной карточки средства под отчет должны использоваться только по целевому назначению (п. 3.12 и 3.13 Положения №137).

Если средства были получены под отчет в виде иностранной наличной валюты, то должны использоваться только для тех целей, для которых они предоставлялись (п. 8.14 Правил использования инвалюты).

Жесткие требования к соблюдению целевого назначения подотчетных средств в национальной валюте, полученных из кассы предприятия, Постановлением №637 не установлены, но это тот случай, когда соблюдение этого требования возникает из самого характера полученных средств. Ведь каждая выдача средств под отчет происходит с указанием ее цели, т. е. в документе, которым установлено, для каких целей выдается наличка, по сути, указывается поручение подотчетному лицу осуществить за счет таких средств определенные действия. Поэтому логично, что и отчитаться оно должно именно за использование полученных средств лишь по назначению.

Можно ли возмещать расходы по авансовым отчетам, в случае если предварительной выдачи подотчетных средств на эти расходы не было?

Да, такая возможность, с точки зрения Минфина, высказанной, например, в письме от 28.08.2007 г. №31-34000-10-25/17266, действующим законодательством предусмотрена.

По мнению Минфина, в случае приобретения работником за собственные наличные средства товаров для нужд предприятия, использования собственных средств в командировке такой работник должен подать в определенные законодательством сроки (сроком здесь будет срок исковой давности, установленный ст. 257 ГКУ, — три года) в бухгалтерскую службу авансовый отчет и документы, подтверждающие использование средств и приобретенные запасы.

В авансовом отчете не заполняются графы предварительного получения аванса «Одержано (від кого, № та дата документа)», «Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерских проводок, целесообразности проведенных расходов и «Звіт затверджено», которые подписывает руководитель (налоговый агент).

Если руководитель предприятия подтвердил целесообразность и обоснованность осуществленных работником расходов и утвердил его авансовый отчет, бухгалтерская служба отражает в бухучете обязательство перед подотчетным лицом, признанное предприятием, по кредиту субсчета 372 «Расчеты с подотчетными лицами».

Возмещение работнику-резиденту, находившемуся в заграничной командировке, расходов собственных средств в иностранной валюте осуществляется в соответствии с законодательством Украины в денежной единице Украины по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на день выплаты указанных средств, а работнику-нерезиденту, по его желанию, — как в иностранной валюте, так и в денежной единице Украины.

Обратите внимание: действующее законодательство не содержит никаких требований к срокам, в которые предприятие должно возместить расходы физлица по утвержденному руководителем авансовому отчету. Значит, следует пользоваться общими нормами, заложенными в ГКУ, и относиться к обязанности осуществить такое возмещение как к общим обязательствам предприятия со сроком исковой давности три года.

Ответственность

Ответственность со стороны предприятия. Как мы уже отмечали выше, действующее законодательство предусматривает штрафные санкции к предприятию, нарушающему порядок выдачи денежных средств под отчет. К таким нарушений относятся:

— превышение установленных сроков использования выданной под отчет налички;

— выдача наличных средств под отчет без полного отчета по ранее выданным средствам.

За каждое из этих нарушений предприятие несет ответственность согласно ст. 1 Указа №436 в размере 25% выданной под отчет суммы, а также в виде административного штрафа в размере от 8 до 15 н.м.д.г. в случае первого за год нарушения (от 136 до 255 грн) или от 10 до 20 н.м.д.г. в случае повторного нарушения в течение одного года (от 170 до 340 грн), который предусмотрен ст. 1642 КоАП, наложенного на лиц, виновных в нарушениях.

Но это относится только к операциям по выдаче под отчет средств в национальной валюте Украины. Что же касается нарушений порядка предоставления под отчет средств в иностранной валюте, то никакой ответственности, кроме административного штрафа, предусмотренного ст. 1642 КоАП (от 8 до 15 н.м.д.г.), за них не установлено.

Нарушения со стороны подотчетного лица. Ответственность подотчетного лица в случае нарушения им порядка подачи отчета по средствам, полученным под отчет, предусмотрена отдельными нормами Закона о доходах.

Так, пп. 4.2.15 Закона о доходах подчеркивает, что к налогооблагаемому доходу физлица относится сумма излишне израсходованных средств, полученных на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки. Но размер этой суммы определяется по пункту 9.10 Закона о доходах, который гласит:

1) если подотчетное лицо возвращает сумму излишне израсходованных средств позже предельного срока (три банковских дня со дня окончания командировки или осуществления гражданско-правового действия), но не позже отчетного месяца, на который приходится последний день такого предельного срока, то оно платит штраф в размере 15% суммы таких излишне израсходованных средств;

2) если же подотчетное лицо не возвращает сумму излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится такой предельный срок, то оно платит штраф (15% суммы излишне израсходованных средств), а сумма невозвращенных средств подлежит налогообложению, с учетом п. 3.4 Закона о доходах. То есть сумма невозвращенных в течение отчетного месяца подотчетных средств становится налогооблагаемым доходом физического лица и при налогообложении к ней будет применен коэффициент:

К = 100 : (100 - Сн) , где:

К — коэффициент;

Сн — ставка налога, установленная для таких доходов на момент такого начисления.

В 2008 году этот коэффициент, соответственно, равен: 100 : (100 - 15) = 1,17647.

Сумма налога, начисленная на сумму такого превышения, удерживается лицом, предоставившим такие средства, за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) налогоплательщика за соответствующий месяц, а при недостаточности суммы такого дохода — за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев, до полной уплаты суммы такого налога.

Обратите внимание: если в будущих налоговых периодах физлицо возвращает сумму излишне израсходованных средств или она взыскивается с такого физлица по решению суда, налоговые обязательства по НДФЛ относительно такой подотчетной суммы не перечисляются, а сумма штрафа не возмещается.

Бухгалтерский учет

Согласно п. 3.4 Положения №637, выдаются наличные средства, в т. ч. под отчет, по расходным кассовым ордерам или расходным ведомостям, которые должны подписать руководитель и главный бухгалтер или работник предприятия, уполномоченный на это руководителем.

Физлицо, получившее наличные средства под отчет от предприятия с целью приобретения для нужд последнего товаров (работ, услуг), обязано отчитаться за израсходованные наличные средства путем подачи авансового отчета по форме, установленной Приказом №440.

Авансовый отчет заполняют непосредственно физлица, получившие средства под отчет, за исключением граф «Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерских проводок, расчета штрафа и суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные средства. Эти графы заполняет должностное лицо предприятия, в должностные обязанности которого входит выполнение указанных функций. Графы «Доцільність проведеної витрати підтверджую» и «Звіт затверджено» заполняет руководитель предприятия.

Отрывную часть авансового отчета («Розписка») заполняет и подписывает должностное лицо предприятия, которому работник сдает авансовый отчет. Расписка является для подотчетного лица документом, подтверждающим своевременность подачи авансового отчета.

К авансовому отчету прилагаются оригиналы документов, подтверждающих факт расходования подотчетным лицом средств именно по тем направлениям, которые указаны в авансовом отчете.

Остальные подотчетные средства, которые физическое лицо не использовало или по которым отсутствуют подтверждающие документы, должны быть возвращены предприятию. В случае если такой возврат происходил путем внесения наличных средств в кассу, то документом, подтверждающим факт возврата физлицом остальных средств, является квитанция — часть приходного ордера, с оттиском печати и подписью ответственного лица предприятия, принявшего эти средства.

Учет средств, выданных под отчет, согласно Плану счетов бухгалтерского учета, ведется на субсчете 372 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражаются суммы, выданные под отчет, а по кредиту, соответственно, те суммы, которые были возвращены предприятию или по которым представлен утвержденный руководителем авансовый отчет.

Налоговый учет

В налоговом учете наличные расходы, по которым подотчетное лицо отчиталось должным образом, учитываются по тем же правилам, что и безналичные расходы предприятия. Ведь, как мы уже говорили, подотчетное лицо несет эти расходы по поручению предприятия, получает возмещение в случае, если расходует собственные средства на приобретение необходимых предприятию товаров (работ, услуг). Основанием для признания таких расходов является должным образом оформленный и утвержденный руководителем предприятия авансовый отчет.

Рассмотрим приведенное выше на примерах.

Пример 1 Кравченко С. С. выполняет для ЧП «Барвинок» строительные работы по гражданско-правовому договору. Для выполнения таких работ он за свой счет приобрел у плательщика НДС необходимые для строительства материалы, о чем представил в бухгалтерию ЧП «Барвинок» авансовый отчет, к которому приложил все подтверждающие документы. Положение об учетной политике предприятия предусматривает порядок получения средств под отчет от предприятия не только работниками, но и физическими лицами, работающими с предприятием по гражданско-правовым договорам.

Руководитель ЧП «Барвинок» утвердил представленный Кравченко С. С. авансовый отчет и приказал возместить ему израсходованные средства.

Бухгалтерский и налоговый учет такой операции будет выглядеть так, как показано в таблице 1.

Отражение в учете расчетов по подотчетным средствам не с работником предприятия (по условиям примера 1)

Пример 2 Работнику ЧП «Барвинок» Савченко Р. В. выданы под отчет средства 04.01.2008 г. Он их вовремя (через 3 дня после возвращения из командировки, 14.01.2008 г.) не вернул. Бухгалтер предприятия должна за счет заработной платы, остающейся у работника, удержать с него штраф в размере 15% от суммы невозвращенных средств. А по состоянию на 31.01.2008 г. в связи с невозвратом работником средств бухгалтер должна кроме штрафа удержать из заработной платы работника и НДФЛ в размере 15% от суммы невозвращенных средств, увеличенных на коэффициент согласно п. 3.4 Закона о доходах. Допустим, что сумма невозвращенных средств составила 100,00 грн. Если не учитывать операцию по начислению заработной платы работника, и допустить, что его месячный заработок позволяет погасить все штрафные санкции и налоги, то бухгалтерский и налоговый учет этих операций будет выглядеть так (см. таблицу 2).

Отражение в учете расчетов по подотчетным средствам с работником предприятия (по условиям примера 2)

100,00 х 1, 17647 = 117,65

Конечно, поскольку сумма, которая не была возвращена в течение отчетного месяца, является налогооблагаемым доходом, то сумму такого дохода следует отразить в отчете по форме №1ДФ с признаком дохода 16 «Излишне израсходованные средства на командировку или под отчет».

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины.
КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях.
Закон о доходах — Закон Украины от 22.05.2003 г. №889-ІV «О налоге с доходов физических лиц».
Указ №436 — Указ Президента Украины от 12.06.95 г. №436/95 «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности».
Приказ №440 — Приказ ГНАУ от 19.09.2003 г. №440 «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, и Порядка составления указанного Отчета».
Постановление №447 — Постановление Государственного Комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и социальных вопросов и Секретариата общесоюзного центрального совета профсоюзов от 28.12.77 г. №447/24.
Положение №637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. №637.
Положение №137 — Положение о порядке эмиссии платежных карточек и осуществлении операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.04.2005 г. №137.
Правила использование инвалюты — Правила использование наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 30.05.2007 г. №200.

Анна Быкова, «Дебет-Кредит»

Что нового Жизнь :: Бухгалтерский учет Порядок возврата излишне уплаченных денежных средств не распространяется на НДСОтветственность за неудержание НДФЛИзменения в Положениях (стандартах) бухгалтерского учета.

Вопросы учета запасов № 20 (18.5.2015) :: Суть дела :: Бухгалтерский учет С начала 2015 г. сумма налога на прибыль определяется на основании данных бухгалтерского учета. В связи с этим налоговики получили право проверять правильность ведения бухучета, правильность и полноту определения доходов, расходов и финансовог.

Продажа автомобиля физлицу № 20 (18.5.2015) :: Суть дела :: Бухгалтерский учет Обычная хозяйственная операция: юрлицо продает легковой автомобиль — основное средство — физлицу. Но в связи с ней у бухгалтеров возникает множество вопросов, особенно в свете постоянно меняющегося законодательства. Ответы на многие из таких в.

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎