Насущные проблемы IT-менеджмента. Где искать выход?

Зависимость бизнеса от информационных технологий похлеще наркотической: вытащи из компании функцию IT — и наблюдай, как от привычной структуры остаются одни руины. Именно поэтому компании необходима понятная . Она облегчит жизнь и боссу, и сотрудникам. О том, как формулируется такой документ, рассказывает Андрей Недолужко.

В последние годы все больше компаний понимает важность стратегического управления, и нередко перед руководителем ставится задача разработать компании. С другой стороны, мне как консультанту по управлению в своей практике постоянно приходится сталкиваться с компаниями, где развитие информационных технологий напоминает брожение в темноте без фонаря, что приводит к постоянному натыканию на стены и набиванию шишек. Например, приобретается продукт по автоматизации , который хорошо разрекламирован на рынке или стоит относительно дешево. Покупают его в надежде, что он поможет решить целый ряд управленческих проблем, а на самом деле потом оказывается, что компании нужна совсем другая система. В конечном итоге тратится много средств, времени, а также нервов персонала. А результата нет.

Как правило, основной причиной проблем становится именно отсутствие четко сформулированной компании и ее увязки с целями бизнеса и смежными областями знаний, такими как и . Они — связующие звенья между бизнесом и IT. На этом факте необходимо акцентировать внимание, так как грамотная вытекает из четкого представления практических задач управления. В этой статье приводится пример компании с некоторыми комментариями. Этот пример может служить образцом для формализации любой компании и выработки взаимопонимания между и руководителями компании (знаем, куда идем, чего хотим, что в какой последовательности делаем, как делаем, какие ресурсы нам нужны, то есть знаем все необходимое для получения наибольшего эффекта от использования IT при минимуме затрат).

Основные элементы стратегии таковы: миссия, видение, стратегическая возможность, стратегическая цель Но речь идет не о разработке стратегии организации в целом, а лишь об одном из ее элементов — стратегии в области IT, которая, однако, несомненно, должна быть связана с общей стратегией.

Современные методы и подходы в управлении IT любой крупной компании рассматривают как полноценное , участвующее как в повседневной оперативной деятельности, так и в достижении стратегических целей бизнеса. Этого требует один только факт, что мы живем уже не в индустриальную эпоху, а в эпоху информационную. Подобный вывод позволяет сформулировать основную цель :

Увеличение прибыли и капитализации компании посредством внедрения и применения современных информационных технологий и стандартов в области управления IT.

Эта формулировка показывает всем заинтересованным сторонам, то есть владельцам, , всему персоналу компании, который использует информационные технологии, и непосредственно , в каком направлении должны развиваться информационные технологии, чтобы принести наибольшую пользу компании. Постановка такой цели — определяющая для разработки , которая станет неотъемлемой частью общей .

Следующий шаг — определение видения, то есть того, каким должен стать , чтобы достижение основной цели стало реальностью. Видение — это точка, в которой руководитель стремится концентрировать внимание и энергию персонала , чтобы развиваться в правильном направлении. Его можно сформулировать в виде одного емкого определения:

— надежный поставщик качественных, современных , способствующих решению оперативных и стратегических задач других подразделений компании и бизнеса в целом.

Таким образом, будущая организация работы заключается не только в обеспечении надежного и бесперебойного функционирования всех элементов компании, а также в реализации , которые должны привести к победе в конкурентной борьбе, выйти на новые рынки или усовершенствовать сервис для клиентов компании.

Чтобы основная цель трансформировалась в конкретные проекты, которые будут способствовать ее достижению, необходимо произвести декомпозицию цели, то есть разложить ее на небольшие и более конкретные цели. Это позволит выделить цели и последовательность их реализации в порядке, оптимальном с точки зрения затрат, времени и конечного результата. Этот момент особенно важен, так как на практике нередко наблюдаются ситуации, когда компании подходят к вопросам развития информационных технологий и решению задач автоматизации совершенно не с той стороны, что приводит к излишним затратам, потере времени и, самое важное, упущению шанса, который мог бы привести к победе в конкурентной борьбе. Результат этой задачи можно представить в виде дерева целей — наглядного и удобного способа представления декомпозиции целей (Рисунок 1):

Рисунок 1. Разработка дерева целей в одной из систем

Процесс разработки дерева целей может проходить в виде мозгового штурма. После того как все подцели нанесены на карту, можно приступать к их анализу и уточнению, чтобы в конечном итоге оставались только ключевые цели, выстроенные в правильной последовательности (Рисунок 2). В дальнейшем эти цели будут трансформированы в проекты, направленные на их достижение.

Рисунок 2. Дерево целей в области информационных технологий

Рассмотрим подробнее дерево целей в области информационных технологий:

1.1 Основная цель имеет две составляющие:

• Увеличение прибыли;
• Увеличение капитализации.

1.1.1 Увеличение прибыли достигается сокращением издержек и увеличением производительности работы персонала компании.

1.1.2 Сокращение издержек и увеличение производительности работы персонала за счет использования IT, в свою очередь, достигается следующим образом:

• Повышение отдачи инвестиций в информационные технологии в структурных единицах компании;
• Создание единой информационной системы, интеграция информационных ресурсов компании, автоматизация .

Повышение отдачи инвестиций в информационные технологии в структурных единицах корпорации обеспечивается прежде всего внедрением мировых стандартов и методик управления IT. Деятельность в структуре любой компании сводится к трем основным направлениям:

• Операционная деятельность, то есть обслуживание существующей ;
• Проектная деятельность — внедрение новых IT- и и систем;
• Информационная безопасность компьютерных систем — обеспечение защиты и надежного хранения в компьютерных системах компании.

• Применение стандартов ITIL/ITSM для управления операционной деятельностью позволяет перейти в качественно новое состояние — стать полноценным , оказывающим свой вклад в общую деятельность компании более того приносящей ей прибыль, при этом сокращение затрат на эксплуатацию составляет 20–30%;
• Внедрение стандарта управления проектами PMBOK, стандарта BABOK, в комбинации с другими общепринятыми методологиями, например, такими как MSF, IBM RUP или другими, и внедрение соответствующего программного обеспечения по управлению проектами, и анализу позволяет увеличить эффект от реализации проектов, а также сократить их сроки и стоимость;
• Внедрение элементов системы управления информационной безопасностью на основе стандарта ISO/IEC 27001 позволяет минимизировать риски, связанные с потерей или утечкой ценной , и сократить затраты на обеспечение надлежащего уровня информационной безопасности компьютерных систем компании.

Создание единой информационной системы, интеграция информационных ресурсов компании обеспечивает централизованную обработку и хранение всей важной . Если сравнивать предприятие с человеческим организмом, то информация — это кровеносная система организации, питающая все подразделения. Поэтому чем эффективней построена эта система, тем эффективней работает бизнес и тем большую прибыль он приносит.

Автоматизация приводит к сокращению длительности их выполнения и уменьшению числа ошибок при их выполнении, а следовательно, к сокращению их стоимости. Это, в свою очередь, обеспечивает увеличение прибыли.

Построение единой информационной системы и полноценную автоматизацию можно достичь только в результате проектирования и внедрения целостной системы управления компанией. Эту идеологию можно продемонстрировать на примере (см. Рисунок 3).

Рисунок 3. Связь между элементами системы управления предприятия и комплексной информационной системой

Другими словами, основа системы управления — это совокупность ее элементов (целей, стратегий, моделей , организационных структур и системы целей и показателей), а комплексная информационная система — это ее оболочка. Соответственно, чем более полноценно формализована, документирована и внедрена система управления, тем эффективнее будет внедрена и станет функционировать информационная система компании. «Эффективнее» — значит, она будет способствовать максимальному увеличению прибыли и сокращению затрат.

Реализация этой идеологии, то есть проектирование и внедрение целостной системы управления, возможна при помощи современных методологий и инструментов и регламентации деятельности предприятий. Связь между системой и элементами комплексной информационной системы представлена на Рисунке 4.

Рисунок 4. Связь между системой и элементами комплексной информационной системы с примерами систем

Разработка компании в комплексе с использованием методик и техник , речь о которых пойдет далее, позволяет подобрать оптимальные решения поставщиков корпоративных , что, в свою очередь, также позволяет сократить затраты на их приобретение и внедрение. В таких случаях экономия нередко составляет до 30–40% от общей стоимости затрат на приобретение и внедрение. С другой стороны, в практике внедрения корпоративных в крупных компаниях имеется масса примеров, когда компании игнорировали предварительные процедуры детального моделирования своего бизнеса, в результате чего переплачивали, а процесс внедрения занимал более пяти лет, и в конечном итоге владельцы бизнеса не получали ожидаемого эффекта.

1.1.3 Увеличение капитализации компании за счет использования IT и, соответственно, увеличение совокупного капитала компании достигается следующим образом:

• Внедрение решений крупнейших вендоров ;
• Внедрение стандартов в области управления IT и последующая сертификация систем и ведущих специалистов.

Качественное внедрение решений «брендовых» поставщиков , таких как SAP, Microsoft (Axapta, Navision), Oracle и прочие, нередко позволяет увеличить капитализацию бизнеса в раза. Поэтому в практике мирового и отечественного бизнеса нередки случаи, когда процедуре продажи, привлечения крупных инвестиций или выходу на IPO предшествует процедура внедрения целого комплекса . Для сокращения затрат можно комбинировать готовые дорогостоящие решения с решениями, построенными на платформах автоматизации нового поколения, таких как MS SharePoint, ELMA и других, разрабатываемыми либо силами самой корпорации, либо с помощью аутсорсинговых компаний.

Использование методик стандарта BABOK (Business Analysis Body of Knowledge — руководство к своду знаний по ) позволяет существенно упростить процесс подбора оптимальных решений . BABOK — это новый стандарт (первая официальная версия появилась в 2006 году), разработанный специалистами Международного Института . Необходимость применения этого документа в реализации компании вытекает из определения понятия , изложенного в самом документе:

— это набор методик и техник, применение которых позволяет выработать единый взгляд у стейкхолдеров на понимание структуры, политики и процессов в организации и рекомендовать решения, которые позволят организации достигать своих целей.

Решение, согласно BABOK, в свою очередь, состоит из компонентов, включающих информационные системы, которые поддерживают это решение, процессы, которые им управляют, людей, которые его исполняют. помогает организациям определить оптимальные решения, исходя из их потребностей, с учетом набора ограничений (времени, бюджета, действующих норм и правил ).

Таким образом, BABOK следует рассматривать как своеобразный мост между практическими задачами менеджмента и их реализацией в . Поэтому применение этого стандарта — один из ключевых факторов успеха в реализации . Применение методик, описанных в этом стандарте, позволяет избежать лишних затрат на реализацию и повысить их качество.

В целом, внедрение стандартов и методик в области управления IT и подтверждение их соответствующими сертифицирующими органами также увеличивает стоимость бизнеса, доверие иностранных инвесторов и . Кроме этого, многие крупные компании, рассматривающие IT как инструмент достижения стратегических целей бизнеса, финансируют обучение и сертификацию своих ведущих .

Для реализации изложенной стратегии, то есть для того, чтобы департамент информационных технологий стал в компании равноправным и приносил прибыль наравне с другими подразделениями корпорации, необходимо выполнение следующих условий:

• должна быть неотъемлемой частью общей ;
• должна предусматривать внедрение современных корпоративных технологий управления, в противном случае реализация предлагаемой будет невозможна;
• Предлагаемая стратегия в области IT должна быть одобрена и поддерживаться собственниками (акционерами) компании;
• компании должен обладать достаточным уровнем квалификации, разделять подобные взгляды и методы, слаженно и последовательно действовать в направлении реализации стратегических целей корпорации;
• В компании должна быть принята единая процедура принятия управленческих решений, то есть собственники и должны соблюдать «единые правила игры»;
• должен быть наделен полномочиями, необходимыми для реализации принятой ;
• Должно быть обеспечено необходимое финансирование проектов, направленных на реализацию такой .

Эти условия могут быть доработаны и изложены в документе «Политика в области информационных технологий», который утверждается руководителем компании.

Реализация такой стратегии начинается со следующих шагов:

• Подбор и формирование команды специалистов, чей опыт, компетенции и знания позволят реализовать принятую стратегию;
• Аудит и тщательный анализ , компании и ее потребностей в области информационных технологий;
• Детализация целей и определение показателей их достижения, уточнение, доработка и ее утверждение;
• Разработка и утверждение корпоративной программы реализации ;
• Последовательная реализация утвержденной программы через проекты.

По прочтении этой статьи у читателя может возникнуть ощущение: «Как это так, статья об , а речь идет о таких вещах как и ?» Подчеркну, что четкое понимание практических задач управления ведет к правильной постановке целей в области информационных технологий, а понять практические задачи управления можно только с использованием методов и . Информационные технологии — это основной инструмент так называемого «работника интеллектуального труда», так как они предназначены для повышения производительности его работы. Определить, что именно способствует повышению производительности работы и каким образом, можно только с помощью вышеуказанных методов. Таким образом, анализ и моделирование бизнеса — это отправная точка успешной компании.