Создание и учет резерва отпусков в казенном учреждении

Правила бухгалтерского учета не требуют распределять затраты на оплату отпусков в зависимости от количества дней отпуска, приходящихся на тот или иной отчетный период (месяц, квартал, год). Решение по данному вопросу организация принимает самостоятельно с учетом требований нор­мативных правовых актов по бухучету (письмо Минфина России от 24 декабря 2004 г. № 03-03-01-04/1/190).

Расходы на отпуск являются оценочны­ми обязательствами. Это обусловлено еди­новременным выполнением ряда условий, требование о соблюдении которых с целью признания обязательств оценочными уста­новлено пунктом 5 ПБУ 8/2010 «Оценоч­ные обязательства, условные обязательства и условные активы» (утв. приказом Минфи­на России от 13 декабря 2010 г. № 167н; да­лее – ПБУ 8/2010).

, предоставлять сотрудникам ежегодные отпуска и оплачивать их работо­дателей обязывает Трудовой кодекс. Избе­жать исполнения этого требования органи­зация не может.

, на оплату отпуска сотрудни­ков организация потратит средства, то есть произойдет уменьшение ее экономических выгод.

, установить величину отпуск­ных выплат, конечно, можно, но необходимость нести эти расходы наступит в нео­пределенный срок и в неизвестной сумме.

Так как расходы на отпуск являются оце­ночным обязательством, в бухгалтерском учете их нужно отражать в виде резерва и да­лее за счет этого резерва в отчетном периоде списывать все отпускные расходы. Теперь это не резерв предстоящих расходов, как было ранее, а один из оценочных резервов, форми­руемых в соответствии с ПБУ 8/2010.

Подробнее о правилах формирования резерва можно почитать в электронном бераторе для ПК, который можно устано­вить на компьютер, пройдя по ссылке www.berator.ru/pk

В бухгалтерском учете оценочный резерв на оплату отпусков создается для того, что­бы в достоверной форме учитывать обяза­тельства работодателя перед работниками (п. 5, 8 ПБУ 8/2010).

Отпускные облагаются также страховыми взносами (Федеральный закон № 212-ФЗ). Суммы начисленных страховых взносов учитывают на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Оценочные обязательства отражаются на счете учета резервов предстоящих рас­ходов (п. 8 ПБУ 8/2010). Значит, резерв на оплату отпусков учитывается на счете 96 «Резервы предстоящих расходов» на субсче­те «Резерв на оплату отпусков».

Начисляется резерв по кредиту счета 96. Ве­личина резерва может относиться на расходы по обычным видам деятельности, на прочие расходы или включаться в стоимость актива:

ДЕБЕТ 20 (08, 23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 96, субсчет «Резерв на оплату отпусков»

– произведены отчисления в резерв на предстоящую оплату отпусков. Использование резерва (начисление от­пускных при предоставлении отпуска, ком­пенсации за неиспользованный отпуск) от­ражается записью по дебету счета 96:

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70

– начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск);

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69

– начислены страховые взносы на от­пускные (компенсацию за неиспользо­ванный отпуск).

Если организация не создает резерв пред­стоящих расходов на оплату отпусков в на­логовом учете (ст. 324.1 НК РФ) или создает эти резервы в бухгалтерском и налоговом учете разными методами, то в момент начис­ления суммы оценочного обязательства не­обходимо отразить отложенный налоговый актив. Его величина определяется умноже­нием суммы отчисления в бухгалтерский резерв (или отклонения бухгалтерского ре­зерва от налогового) на ставку налога на прибыль – 20 процентов. Проводка будет такой:

ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68

– отражен отложенный налоговый актив при начислении суммы резерва на опла­ту отпусков.

При предоставлении отпуска или начис­лении работнику компенсации за неисполь­зованный отпуск эти расходы в бухучете списываются за счет резерва и должны при-

знаваться в налоговом учете в расходах на оплату труда. Признанный ранее отложен­ный налоговый актив будет погашаться в ча­сти, которая приходится на расходы, при­знанные в налоговом учете. Проводка будет такой:

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 09

– погашен отложенный налоговый актив при предоставлении отпуска работнику (начислении компенсации за неисполь­зованный отпуск).

Если в бухучете суммы начисленных от­пускных превышают сумму начисленного резерва, сумма превышения сразу списыва­ется на счета учета затрат (п. 21 ПБУ 8/ 2010). Дебетового сальдо на счете 96 быть не должно.

Сумму НДФЛ, удерживаемую из отпуск­ных выплат, отразите проводкой:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»

– удержан налог на доходы физических лиц из отпускных выплат работников.

Начисление отпуска в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

21.05.2018, согласно графику отпусков, издан приказ по Организации о предоставлении отпуска Авдеевой Елене Викторовне на период с 07.06 2021 по 17.06.2018 сроком на 10 календарных дней.

04.06.2018 бухгалтер начислил и выплатил отпускные работнику.

02.07.2018 (перенос с 30.06.2018) уплачен НДФЛ с отпускных Авдеевой Е.В.

Пошаговая инструкция оформления примера. PDF

ДатаДебетКредитСумма БУСумма НУНаименование операцииДокументы (отчеты) в 1СДтКтНачисление отпускных04 июня267013 08313 08313 083Начисление отпускныхОтпуск7068.011 7011 701Удержание НДФЛВыплата отпускных на банковскую карточку04 июня705111 38211 382Выплата отпускныхСписание с расчетного счета — Перечисление заработной платы по ведомостямУплата НДФЛ в бюджет02 июля68.01511 701Уплата НДФЛ в бюджетСписание с расчетного счета — Уплата налога

Налоговый учет

Когда признавать расходы на отпуск в целях налогообложения прибыли, если отпуск­ные выплачены в одном периоде, а отпуск заканчивается в другом? Обратимся к Нало­говому кодексу.

Затраты на выплату отпускных предприя­тие включает в состав расходов на оплату труда, которые уменьшают налогооблагае­мую прибыль организации (п. 7 ст. 255 НК РФ). Расходы на оплату труда включаются в состав расходов, связанных с производством и (или) реализацией (п. 2 ст. 253 НК РФ).

Понесенные затраты отражаются в зави­симости от выбранного в учетной политике для целей налогообложения метода при­знания расходов в соответствии со статья­ми 272 и 273 Налогового кодекса.

При использовании кассового метода все просто. Расходы признаются в том периоде, когда они фактически произведены, то есть в день выплаты отпускных.

А вот с методом начисления все сложнее, есть два варианта признания расходов.

Уплата НДФЛ в бюджет

Для НДФЛ с отпускных предусмотрен особый порядок перечисления в бюджет — не позднее последнего числа месяца, в котором произведена выплата отпускных (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).

В соответствии с выпиской банка сформируйте документ Списание с расчетного счета вид операции Уплата налога в разделе Банк и касса — Банк — Банковские выписки — кнопка Списание.

В документе укажите:

• Вид операции — Уплата налога.
• Налог — НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента.
• Вид обязательства — Налог.
• за — Июнь 2018, месяц начисления отпуска.

Изучить подробнее про отражение уплаты НДФЛ в бюджет

Документ формирует проводку:

• Дт 68.01 Кт — уплата НДФЛ в бюджет за июнь.

Мы рассмотрели как отразить отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерии.

Как оформить отпуск по беременности и родам в 1С смотрите в нашей статье Пособие по беременности и родам и за постановку на учет в ранние сроки беременности при прямых выплатах

Первый вариант учета расходов

Министерство финансов рекомендует рас­пределять расходы по периодам пропорцио­нально дням отпуска. Вывод сотрудников министерства опирается на статью 272 Нало­гового кодекса. В налоговом учете компании, применяющие метод начисления, признают расходы в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся (п. 1 ст. 272 НК РФ). Значит, если отпуск приходится на несколько периодов, то начисленные суммы на его опла­ту включаются в состав расходов пропорцио­нально количеству дней отпуска, приходяще­муся на каждый из периодов. Эту позицию Минфин России неоднократно выражал в письмах от 23 июля 2012 г. № 03-03-06/1/ 356, от 12 мая 2010 г. № 03-03-06/1/323, от 22 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/288.Пример Работнику О.С. Семину предоставлен очередной оплачи­ваемый отпуск с 22 июня по 18 июля 2013 года. Сумма начисленных отпускных 33 600 руб. Отпуск работника при­ходится на два отчетных периода – II квартал и 9 месяцев 2013 года. Фирма распределяет сумму отпускных между июнем и июлем пропорционально отработанным дням.В июне Семин отдыхал 10 дней, а в июле – 18 дней. Распределим расходы:в июне расходы = 33 600 руб. : 28 дн. X 10 дн. = 12 000 руб.;в июле расходы = 33 600 руб. : 28 дн. X 18 дн. = 21 600 руб.При заполнении налоговой отчетности в расходы будут включены суммы:– за II квартал 2013 года – 12 000 руб.;– за 9 месяцев 2013 года – 33 600 руб.

Учитывая, что обязанность оплачивать отпуск работника за три дня до его начала предусмотрена законодательно, и налого­плательщик не может избежать этой обя­занности, с позицией финансового ведом­ства можно поспорить.

Второй вариант учета расходов (спорный)

При методе начисления порядок определе­ния расходов установлен статьей 272 Нало­гового кодекса. Согласно ей, расходы, при­нимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном пери­оде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денеж­ных средств и (или) иной формы их опла­ты. При этом расходы на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ) учитываются в качестве рас­хода ежемесячно исходя из суммы начис­ленных в соответствии со статьей 255 Нало­гового кодекса расходов на оплату труда. Другими словами, раз отпускные начисле­ны, как того требует Трудовой кодекс, зна­чит, их можно признать расходами в целях налогообложения прибыли. То есть органи­зация, использующая метод начисления при расчете налога на прибыль, может при­знавать расходом суммы отпускных выплат в периоде начисления в полном объеме.

Есть множество судебных решений в за­щиту налогоплательщиков: постановления ФАС Московского округа от 24 июня 2009 г. по делу № А40-48457/08-129-168, ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № А07-6787/08, ФАС Западно-Сибирского округа от 1 декабря 2008 г. по делу № А46-6675/2007, от 3 декабря 2007 г. по делу № А75-4424/ 2007 и др.

Надо отметить: судьи принимали реше­ния в пользу налогоплательщиков даже не­смотря на представленные налоговой пись­ма Минфина, отмечая, что статья 272 На­логового кодекса прямо не обязывает распределять по периодам расходы в виде отпускных выплат. Нельзя, конечно, умолчать о том, что некоторые суды солидарны с ФНС, пример этому – постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 ноября 2007 г. по делу № А56-39310/2006.

Выплата отпускных на банковскую карточку

В 1С Бухгалтерия 8.3 есть несколько возможностей расчетов с работниками. Мы рассмотрим выплату отпускных по зарплатному проекту. На личную карточку оплата оформляется аналогично. В чем разница, посмотрите на примере выплаты заработной платы через банк (банковские карточки).

Сформируйте документ Ведомость в банк вид операции По зарплатному проекту в разделе Зарплата и кадры — Зарплата — Ведомости в банк — Ведомость — По зарплатному проекту.

В документе укажите:

• Вид выплаты — Зарплата, так как отпуск рассчитан и начислен, то это не аванс;
• Месяц — месяц начисления отпуска;
• Зарплатный проект — выберите зарплатный проект, указанный в справочнике Зарплатные проекты.

По кнопке Заполнить формируется табличная часть с данными к выплате по итогам указанного месяца:

• К выплате — начисленная сумма к отпуску за минусом НДФЛ;
• Номер лицевого счета — номер лицевого счета в рамках зарплатного проекта.

Документ проводок не формирует.

При перечислении выплат сотрудникам по зарплатному проекту необходимо вместе с платежным поручением представить в банк список работников с указанием их лицевых счетов и сумм выплаты.

В 1С используется печатная форма Список перечисляемой в банк зарплаты PDF, которую можно распечатать по кнопке Список перечислений документа Ведомость в банк.

Когда из банка придет выписка банка о перечислении средств, оформите документ Списание с расчетного счета вид операции Перечисление заработной платы по ведомостям по кнопке Оплатить ведомость внизу формы документа Ведомость в банк. PDF

В документе отразите:

• Получатель — банк, с которым заключен зарплатный проект.
• Сумма — сумма отпускных перечисленная банку, согласно выписке банка.
• Ведомость — ведомость по которой была перечислена заработная плата.
• Статья расходов — Выплата заработной платы, с Видом движенияОплата труда PDF, выбирается из справочника Статьи движения денежных средств.

Документ формирует проводку:

• Дт Кт — выплата отпускных.

Расходы на дополнительный отпуск

В общем случае длительность основного оплачиваемого отпуска составляет 28 дней. Правомерно ли учитывать в расходах по налогу на прибыль оплату дополнительных отпусков? Да, если право на дополнитель­ное время отпуска закреплено законода­тельно.

Опасный момент

Работодатель вправе самостоятельно установить дополнительные отпуска, если они не предусмотрены законом (ст. 116 ТК РФ). При этом признать расходы при расчете налога на прибыль, если сверхлимитный отпуск предо­ставляется на основании коллективного договора, нельзя. Об этом прямо говорится в Налоговом кодексе.

Расходы на оплату дополнительно предо­ставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим за­конодательством) отпусков работникам, в том числе женщинам, воспитывающим детей, не учитываются при определении на­логовой базы (п. 24 ст. 270 НК РФ).

Можно учесть только расходы на дополни­тельный отдых сотрудников, которым по за­кону положен удлиненный отпуск. При этом не будет лишним, если в заявлении на отпуск каждый из них сошлется на норму законода­тельства, дающую право на дополнительные дни отдыха. Прежде всего это статьи 116–118, 321, 335 Трудового кодекса. Кроме того, суще­ствует ряд федеральных законов, например от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 «О государст­венных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним мест­ностях», и постановлений, например поста-новление Правительства РФ от 30 декабря 1998 г. № 1588 и др.

«Отпускные» расходы для целей исчисления налога на прибыль

Согласно п. 7 ст. 255 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль учитываются расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ. Кроме того, п. 8 указанной статьи предусмотрено включение в расходы для целей налогообложения денежной компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством РФ.

На практике в связи с применением этих норм возникает масса вопросов. Ответы на некоторые из них вы найдете в данной статье.

Дополнительный отпуск, предусмотренный законодательством

В каких случаях расходы на оплату дополнительных отпусков учитываются для целей исчисления налога на прибыль?

На основании ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ), а для работников в возрасте до 18 лет – 31 календарный день (удлиненный основной отпуск) (ст. 267 ТК РФ). Кроме того, ТК РФ предусмотрено предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков отдельным категориям работников (ст. 116 ТК РФ).

В соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ суммы среднего заработка, сохраняемые работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ, относятся к расходам на оплату труда для целей исчисления налога на прибыль. Расходы на оплату дополнительно предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством) отпусков работникам, в том числе женщинам, воспитывающим детей, при определении налоговой базы не учитываются (п. 24 ст. 270 НК РФ).

Что следует считать дополнительными отпусками, предусмотренными законодательством? Согласно ст. 116 ТК РФ ежегодные дополнительные отпуска предоставляются следующим работникам:

• занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• имеющим особый характер работы;
• имеющим ненормированный рабочий день;
• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Затраты на оплату дополнительно предоставляемых вышеуказанным категориям работников отпусков могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения прибыли организаций (см. Письмо Минфина России от 22.01.2008 № 03-03-06/1-25). Например, согласно ст. 14 Закона РФ № 4520-1[1], кроме установленных законодательством дополнительных отпусков, предоставляемых на общих основаниях, лицам, работающим в северных районах России, в качестве компенсации предоставляется ежегодный дополнительный отпуск продолжительностью:

• 24 календарных дня – в районах Крайнего Севера;
• 16 календарных дней – в приравненных к ним местностях;
• 8 календарных дней – в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате.

Теперь что касается особого характера работы. Дело в том, что в ТК РФ это понятие не раскрывается, лишь в ч. 2 ст. 118 сказано: перечень категорий работников, имеющих право на дополнительный отпуск за особый характер работы, утверждается Правительством РФ. На сегодняшний день к дополнительным оплачиваемым отпускам за особый характер работы можно, в частности, отнести дополнительные отпуска, предоставляемые:

• врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей семейной практики (семейных врачей) за непрерывную работу в этих должностях свыше трех лет (п. 1, 2 Постановления Правительства РФ от 30.12.1998 №1588) – продолжительностью три дня;
• работникам, командированным в Чеченскую Республику (п. 5 Постановления Правительства РФ от 31.12.1994 №1440), – продолжительностью два календарных дня за каждый полный месяц работы;
• работникам угольной, сланцевой, горнорудной промышленности и шахтного строительства (п. 1 Постановления Совмина СССР и ВЦСПС от 02.07.1990 №647) – не более четырех календарных дней. При применении данного документа следует учитывать, что Постановлением Правительства РФ от 20.11.2008 №870 работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, по результатам аттестации рабочих мест устанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее семи календарных дней.

Отметим, что предоставление дополнительных отпусков не ставится в зависимость от того, является рабочее место основным или работник трудится по совместительству. Как указал Минфин в Письме от 16.05.2011 № 03-03-06/1/294, если продолжительность дополнительного отпуска не превышает установленную законодательством, расходы по оплате таких дополнительных отпусков сотрудникам, работающим по совместительству, могут быть включены в налоговую базу по налогу на прибыль. Поясним, что имел в виду Минфин.Пример 1.

В организации работает по совместительству директор. В ней утверждены коллективный договор и локальный нормативный акт «Положение об оплате отпусков», где установлено, что лицам, работающим по совместительству, предоставляются ежегодный оплачиваемый отпуск в размере 28 кал. дн. в соответствии с ТК РФ и дополнительный оплачиваемый отпуск в размере 8 кал. дн. в соответствии с Законом РФ № 4520-1 («северный» отпуск).

На основании данных локальных нормативных актов в трудовых договоре с директором-совместителем предусмотрены дополнительные отпуска: 8 кал. дн. («северные») + 6 кал. дн. за сложность, напряженность и особые условия работы.

Средний заработок директора за 12 кал. мес. составил 58 800 руб. Количество дней отпуска – 42 (28 + 8 + 6).

Рассчитаем сумму оплаты времени нахождения в отпуске.

Средний дневной заработок директора-совместителя составил 2 000 руб. (58 800 руб. / 29,4 дн.).

Сумма отпускных равна 84 000 руб. (2 000 руб. х 42 дн.).

В бухгалтерском учете будет сделана проводка Дебет 26 Кредит 70 на сумму 84 000 руб.

В налоговом учете для целей исчисления налога на прибыль в расходы будет принята сумма, начисленная за дни отпуска, предусмотренные законодательством, то есть за 36 дней. Она составит 72 000 руб. (2 000 руб. х 36 дн.).

Отметим, что в примере 1 дополнительный отпуск директору в размере 6 календарных дней был прописан локальным нормативным актом как предоставляемый «за сложность, напряженность и особые условия работы», то есть законодательством такой отпуск не предусмотрен. Поэтому во избежание споров с налоговыми органами не рекомендуем учитывать для целей исчисления налога на прибыль расходы по оплате данного вида «дополнительного» отпуска. Что можно посоветовать налогоплательщику в подобной ситуации? «Добавлять» дни, например, за ненормированный рабочий день, естественно, оформляя это соответствующим образом.

Итак, еще одним условием для предоставления дополнительного отпуска в соответствии с законодательством является наличие ненормированного рабочего дня.

В силу ст. 100 ТК РФ ненормированный рабочий день для отдельных категорий работников устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, – трудовым договором.

К сведению:

Согласно ст. 101 ТК РФ ненормированный рабочий день – особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем определяется коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников.

Расходами в целях налогообложения прибыли признаются затраты налогоплательщика при условии, что они документально подтверждены и экономически обоснованы (ст. 252 НК РФ). В связи с этим и исходя из норм ТК РФ установление режима работы в виде ненормированного рабочего дня должно быть оформлено, помимо коллективного (трудового) договора, локальным нормативным актом (приказом или распоряжением руководителя организации).

Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено ТК РФ и другими федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами.

Согласно ст. 119 ТК РФ работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и который не может быть менее трех календарных дней.

В тех случаях, когда при заключении с работником трудового договора оговаривается производственная необходимость работы в режиме ненормированного рабочего дня и все случаи работы сверх нормальной продолжительности рабочего дня оформлены локальным нормативным актом, затраты организации, связанные с оплатой дополнительных отпусков работников с ненормированным рабочим днем, учитываются в целях налогообложения прибыли в составе расходов по оплате труда согласно ст. 255 НК РФ.

Такое мнение высказал Минфин в письмах от 06.02.2007 № 03-03-06/2/17, от 29.01.2007 № 03-03-06/4/6. Арбитры с ним солидарны – см., например,Постановление ФАС УО от 15.09.2009 №Ф09-6814/09-С2.

Начало отпуска в одном месяце, окончание – в другом

Организация начисляет отпускные своим работникам. Довольно часто начало отпуска приходится на один месяц, а окончание – на другой. Если эти месяцы относятся к разным отчетным (налоговым) периодам, то как в этом случае учитывать «отпускные» расходы для целей исчисления налога на прибыль – единовременно в месяце начисления или пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный (налоговый) период?

Согласно общей норме, прописанной в п. 1 ст. 272 НК РФ, при методе начисления расходы, принимаемые для целей налогообложения прибыли, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты.

В соответствии с п. 4 ст. 272 НК РФ налогоплательщиками, применяющими в целях налогообложения прибыли метод начисления, затраты на оплату труда признаются в качестве расхода ежемесячно исходя из суммы начисленных согласно ст. 255 НК РФ расходов на оплату труда.

Опираясь на эти нормы, Минфин пришел к выводу, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций сумма начисленных отпускных за ежегодный оплачиваемый отпуск включается в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период (письма от 14.06.2011 № 07-02-06/107, от 23.12.2010 № 03-03-06/1/804, от 01.06.2010 № 03-03-06/1/362).

А вот арбитры, как правило, с таким подходом не согласны, полагая, что отпускные по переходящим отпускам можно учесть единовременно в месяце их начисления. Например, ФАС ЗСО в Постановлении от 26.12.2011 №А27-6004/2011 рассмотрел следующую ситуацию. Организация в ноябре и декабре 2009 года предоставила своим работникам основные и дополнительные отпуска, период которых приходился на декабрь 2009 года и январь (февраль) 2010 года. Сумма отпускных, начисленная и выплаченная за все дни отпуска (включая дни отпуска, приходящиеся на 2010 год), включена в расходы на оплату труда и учтена при исчислении налогооблагаемой прибыли за 2009 год.

Налоговая инспекция, исходя из положений п. 7 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ, пришла к выводу, что законодатель позволяет относить на расходы суммы начисленных затрат по оплате труда (отпускных) ежемесячно, но в том налоговом периоде, к которому они фактически относятся, а не в котором они начислены и выплачены.

Однако судьи с таким выводом не согласились, указав следующее. Учитывая положения ст. 136 ТК РФ, в соответствии с которой оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала, арбитры считают правомерным начисление налогоплательщиком отпускных за период, приходящийся на декабрь 2009 года и январь (февраль) 2010 года, в декабре 2009 года и включение этих затрат в расходы для целей налогообложения за 2009 год.

Иными словами, начисленные в декабре затраты на отпуск, приходящийся на другой налоговый период, должны быть признаны расходами предыдущего налогового периода в полном объеме без деления на части[2].

Вполне очевидно, что подход арбитров гораздо более выгоден налогоплательщику, нежели минфиновский. Он позволяет, во-первых, не проводить дополнительных расчетов, во-вторых, учесть часть расходов в более раннем отчетном (налоговом) периоде. Если организация не захочет воспользоваться официальными разъяснениями Минфина, скорее всего, ей не избежать спора с налоговой инспекцией и судебного разбирательства. Но, как показывает практика, шансы отстоять свою правоту достаточно велики.

Работник не был в отпуске более двух лет

Некоторым работникам нашей компании отпуск не предоставлялся несколько лет.

Будут ли учитываться для целей исчисления налога на прибыль расходы в виде:

• компенсаций за неиспользованные отпуска;
• оплаты отпускных, если работник захочет в течение 2012 года «отгулять» отпуска за предыдущие годы?

Начнем с того, что в соответствии со ст. 124 ТК РФ запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. Если налогоплательщик захочет выплатить работнику компенсацию за неиспользованный отпуск, ему следует помнить, что согласно п. 8 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях гл. 25 НК РФ относятся денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством РФ.

Что говорится по этому поводу в Трудовом кодексе?

Как следует из ст. 126 ТК РФ, денежной компенсацией может быть заменена (по письменному заявлению работника) часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней. При этом в ч. 2 ст. 126 ТК РФ уточняется, что при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из указанной части.

Пример 2.

За 2011 г. работнику полагался основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 кал. дн. В связи с тем что отпуск не был использован, он был перенесен на 2012 г.

В 2012 году продолжительность основного оплачиваемого отпуска составляет 56 календарных дней – одна часть за 2011 год (28 дн.) + вторая часть за 2012 год (28 дн.). Ни одна из частей отпуска не может быть заменена денежной компенсацией.

Еще один случай, когда может быть выплачена денежная компенсация за все неиспользованные отпуска, предусмотрен ст. 127 ТК РФ. Это увольнение работника. Таким образом, если речь идет о выплате компенсации за неиспользованные отпуска при увольнении работника, все суммы выплачиваемой компенсации (в том числе за прошлые годы) подлежат принятию в целях обложения налогом на прибыль.

С учетом норм трудового законодательства организация при определении налоговой базы по налогу на прибыль учитывает в составе расходов на оплату труда денежную компенсацию работнику за неиспользованный отпуск в части, превышающей 28 календарных дней, в том числе за неиспользованный дополнительный отпуск (см. Письмо Минфина России от 15.12.2010 № 03-03-06/2/212). Иными словами, если работник не увольняется и при этом организация компенсирует ему «неотгулянный» отпуск (часть отпуска) в пределах 28 календарных дней основного отпуска, то такая компенсация не должна включаться в расходы для целей исчисления налога на прибыль.

Если организация захочет спорить с налоговыми органами, то, скорее всего, свою правоту ей придется отстаивать в судебном порядке. По данному вопросу арбитражная практика немногочисленна.

Есть пример, где судьи встали на сторону налогоплательщика, когда налоговая инспекция доначислила налог на прибыль, посчитав необоснованным включение в состав расходов компенсации работникам за неиспользованные отпуска, – см. Постановление ФАС УО от 03.08.2006 №Ф09-6575/06-С2. Судьи указали, что несоблюдение правила, предусмотренного ст. 126 ТК РФ, является нарушением трудового законодательства и не влияет на порядок налогообложения предприятия, поскольку компенсации за неиспользованный отпуск в любом случае подлежат выплате работникам, а в силу п. 8 ст. 255 НК РФ они, безусловно, относятся к расходам на оплату труда.

Однако это, скорее, исключение из правил, ведь в п. 8 ст. 255 НК РФ четко прописано, что к расходам на оплату труда в целях гл. 25 НК РФ относятся денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством РФ.

Вот другой пример из арбитражной практики – Постановление ФАС ВВО от 17.08.2009 №А17-6728/2008, где судьи указали, что выплаченная работнику общества компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск, длительность которого не превышает 28 календарных дней, не включается в расходы налогоплательщика на оплату труда при исчислении налога на прибыль.

Теперь рассмотрим возможность включения в расходы, учитываемые для целей исчисления налога на прибыль, «отпускных» затрат в случаях, когда работник в одном налоговом периоде отгуливает отпуск за несколько лет.

Статьей 124 ТК РФ предусмотрено продление ежегодного оплачиваемого отпуска или его перенесение на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. Это возможно в случаях временной нетрудоспособности работника, исполнения им во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, с согласия работника допускается перенос отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Таким образом, для целей исчисления налога на прибыль учитываются расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска при его переносе с прошлого года, в случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Вместе с тем, по мнению Минфина (Письмо от 13.05.2010 № 03-03-06/4/55), если работнику не был своевременно предоставлен отпуск, у организации сохраняется обязанность предоставить работнику все неиспользованные оплачиваемые отпуска. Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем. В течение календарного года работник может использовать несколько отпусков за разные рабочие годы.

Поскольку у организации-работодателя имеется обязанность предоставить работнику отпуска за предыдущие годы, в силу п. 7 ст. 255 НК РФ затраты на оплату труда, сохраняемую работникам на время такого отпуска, она вправе включить в состав расходов при исчислении налога на прибыль.

Оплата отпуска по семейным обстоятельствам

Внутренними нормативными документами организации предусмотрена оплата отпусков, предоставляемых по семейным обстоятельствам. Вправе ли она учесть расходы на оплату указанных отпусков для целей исчисления налога на прибыль в соответствии со ст. 255 НК РФ?

В силу ст. 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы, в том числе в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников, на срок до пяти календарных дней.

На основании п. 7 ст. 255 НК РФ в целях налогообложения прибыли учитываются расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ. При этом в соответствии с п. 24 ст. 270 НК РФ к расходам, не уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, относится оплата дополнительно предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством) отпусков работникам, в том числе женщинам, воспитывающим детей.

Учитывая изложенное, Минфин считает (Письмо от 10.01.2012 № 03-03-06/1/1), что в случае предоставления сотрудникам дополнительных оплачиваемых отпусков, предусмотренных трудовыми договорами и (или) коллективным договором, в соответствии с положениями ст. 128 ТК РФ расходы на их оплату не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций на основании п. 24 ст. 270 НК РФ.

Расходы на оплату учебных отпусков

Отдельные работники нашей организации совмещают работу с обучением. Какие расходы, связанные с оплатой учебных отпусков, могут быть приняты в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль?

Можно ли учесть для целей исчисления налога на прибыль расходы на оплату проезда от места нахождения учебного заведения, если дата окончания учебного отпуска и дата в проездном документе (билете) не совпадают из-за присоединения к учебному отпуску ежегодного оплачиваемого отпуска?

В силу п. 13 ст. 255 НК РФ к расходам, учитываемым для целей исчисления налога на прибыль, относятся затраты на оплату труда, сохраняемую в соответствии с законодательством РФ на время учебных отпусков, предоставляемых работникам, а также на оплату проезда к месту учебы и обратно.

Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением, согласно ст. 177 ТК РФ предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые. Также указанные гарантии и компенсации могут предоставляться работникам, уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня и направленным на обучение работодателем на основании трудового договора или соглашения об обучении, заключенного между работником и работодателем в письменной форме.

Лицам, успешно обучающимся в высших учебных заведениях независимо от их организационно-правовых форм по заочной и очно-заочной (вечерней) формам, в соответствии со ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ[3] по месту их работы предоставляются дополнительные отпуска.

Обратите внимание:

Высшие учебные заведения, в которых обучаются работники организации, должны иметь государственную аккредитацию.

Дополнительные ежегодные отпуска предоставляются:

• для сдачи зачетов и экзаменов на первом и втором курсах – по 40 календарных дней, на последующих курсах – по 50 календарных дней;
• для подготовки и защиты дипломного проекта (работы) со сдачей государственных экзаменов – четыре месяца;
• для сдачи государственных экзаменов – месяц.

В соответствии со ст. 173 ТК РФ работникам, обучающимся по заочной форме в учреждениях высшего профессионального образования, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующего учебного заведения и обратно. (При этом вузы должны иметь государственную аккредитацию.) В силу ст. 177 ТК РФ к дополнительным (учебным) отпускам, предусмотренным ст. 173 – 176 ТК РФ, по соглашению работодателя и работника могут присоединяться ежегодные оплачиваемые отпуска. Последние могут предоставляться как до начала учебного отпуска, так и после него.

Если дата окончания учебного отпуска и дата в проездном документе (билете) не совпадают из-за присоединения к учебному отпуску ежегодного оплачиваемого отпуска, то, по мнению Минфина (Письмо от 06.02.2006 № 03-03-04/4/24), расходы, связанные с оплатой стоимости проезда «заочника» от места нахождения учебного заведения, можно принять в целях налогообложения прибыли.

[1] Закон РФ от 19.02.1993 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».

[2] Аналогичное мнение высказано в постановлениях ФАС ЗСО от 01.12.2008 № Ф04-7507/2008(16957-А46-15), от 23.01.2008 № Ф04-222/2008(688-А27-37), Ф04-222/2008 (741-А27-37), ФАС МО от 24.06.2009 № КА-А40/4219-09.

[3] Федеральный закон от 22.08.1996 № 125 ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании».

Расходы на совместителя

В статье «В расчете отпускных стандартов не бывает» (см. стр. 34), мы рассматривали ситуацию, когда совместителю положен удлиненный отпуск по основному месту работы. Работодатель не обязан оплачивать сверхлимитный отпуск, положенный совместителю по основному месту работы, но он может это сделать при желании. Это стоит внимания потому, что на такие расходы разрешено уменьшить налог на прибыль. Минфин России дает «зеленый свет» при условии, что количество дополнительных к отпуску дней не превышает установленное законодательством (письмо Минфина России от 16 мая 2011 г. № 03-03-06/1/294).

Конечно, взять у совместителя документ, подтверждающий удлиненный отпуск по основному месту работы, необходимо.