Сервисы Google в основе работы с корпоративным контентом в средней компании

До написания статьи я не встречал, чтобы Джи-сьют (G Suite, набор сервисов Гугла для бизнеса) рассматривался через призму решения ECM-задач. хотя если погуглить на английском, примеры есть. Между тем, я уверен, что можно и нужно.

Профиль бизнеса, который использует сервисы Гугла

Я погружен в несколько проектов, в которых взаимодействие завязано на гугловских сервисах, поэтому опишу профиль бизнеса, для которого Джи-сьют является ECM-решением.

Моя основная работа — Кивитакси — международная трэвел-компания из Ижевска, разрабатывающая и продвигающая систему бронирования туристических трансферов. У нас 57 сотрудников, около четверти которых — в отделе разработки. Основная система, автоматизирующая наш бизнес, — платформа собственной разработки, в которой работает бэк-офис. В качестве workflow-движка мы используем Джиру. Все сотрудники имеют корпоративную гугловскую почту и пользуются Гугл-диском и -документами. Переписываемся в Слэке.

Я знаю редпроцесс Тинькофф-журнала — проекта Тинькофф-банка. Над Т—Ж работает внутренняя команда, насчитывающая около пяти человек, и более 20 удаленных авторов. Все взаимодействие ведется через Трелло, Телеграмм и Гугл-документы. В основном Гугл-документы создают авторы, не имеющие корпоративной почты, раздавая права всем на комментирование по ссылке и расширенные тем, кому нужно, по имейлу.

Гугл-документы и корпоративную почту используют в IT-Agency. В агентстве работает команда около 100 человек: штатных и удаленных специалистов; около 20% сотрудников связаны с разработкой. Все имеют корпоративную почту, через логин которой раздаются права и доступы. Проекты ведутся в Эктив-коллабе, база знаний хранится в Конфлюэнсе, основное средство связи — Скайп.

Итого профиль. Средняя компания 50–150 человек или небольшая команда 15–30 человек. Молодые специалисты. Хорошее знание современных ИТ-продуктов, позволяющее быстро осваивать новые системы, используя хотя бы четверть их функциональности, кастомизируя под себя даже на уровне пользователя. Айтишники в команде. Готовность ко всему новому, вовлеченность в процесс: реально работают пресловутые «системы вовлечения» (systems of engagement), о которых в последний раз на моей памяти упоминалось в статье Максима Галимова про двуединство ECM. Основной актив бизнеса — интеллектуальный продукт. Интересно, что во всех проектах, с которыми я работаю, помимо сервисов Гугла есть решения от Атлассиан (Трелло было куплено в конце 2016-го).

Теперь подробней о том, как мы пользуемся гугловскими сервисами в Кивитакси.

Гугл-диск, -документы и права доступа

У каждого штатного специалиста Кивитакси есть рабочий аккаунт Джи-мейла и, соответственно, рабочий Гугл-диск. Все внутренние документы: таблицы, документы, формы и презентации — создаются в этих рабочих дисках. Структуру папок каждый настраивает под себя, соответственно, добавляя все нужные ему документы, созданные другими пользователями, на свой Гугл-диск. Нередко сотрудник, ответственный за тот или иной процесс или проект, создает папку, в которой собираются все нужные документы, и тогда причастным коллегам проще добавить к себе на диск всю папку и работать в ней. [Прим ред. Можно сказать “ссылку”, объект не дублируется.].

По умолчанию у всех в Гугл-дисках настроены права на просмотр всем пользователям в домене kiwitaxi.com. Если необходимо закрыть документы от общего доступа, владелец создает папку и ограничивает права доступа к ней, все Гугл-документы будут наследовать права папки, если отдельно не настроить иное.

Если документы нужны для взаимодействия с контрагентами, на них назначаются расширенные права с доступом по ссылке или с доступом для пользователя, не входящего в группу kiwitaxi.com.

Соответственно, поиск документов ведется в структуре личных папок или при помощи строки поиска по всем доступным пользователю Гугл-документам.

Гугл-календари, почта и контакты

Чтобы организовать очную коллективную работу мы планируем встречи в календаре. Каждый сотрудник ведет личный календарь так, как ему удобно: планирует или не планирует прочие дела, кроме собраний с коллегами. Есть несколько общих календарей, в частности для «часов открытых дверей» в отделах, которые мы устраиваем еженедельно, чтобы обмениваться новостями и задавать друг другу вопросы.

Основным рабочим инструментом для большинства является Гугл-почта. Здесь собираются нотификации из Гугл-документов и из Джиры.

Есть несколько групп контактов, объединенных под едиными адресами, чтобы можно было, например, быстро написать письмо всему отделу.

Device Policy (неудачное для BYOD-реалий гугловское MDM-решение)

Около половины сотрудников пользуются смартфонами в рабочих целях. Как минимум это касается почты, как максимум — выполнения задач в не слишком удобном для мобильного устройства веб-интерфейсе Джиры. На совещаниях документы и таблицы кто-то смотрит на рабочем ноутбуке, кто-то — на экране гаджета.

Такое положение вещей не очень радует нашего системного администратора. Поэтому мы пробовали работать с сервисом Джи-сьюта для управления корпоративными устройствами. Это MDM-решение, позволяющее администратору контролировать доступ сотрудников к корпоративному контенту и, в случае чего, удалять контент и обрезать доступ.

По своей сути, с точки зрения администратора, решение отличное. Но оно не слишком удачно реализовано в плане клиентского приложения. Если использовать сервис в компании, нужно обязать каждого сотрудника установить на устройство приложение Девайс-полиси. Пользователь должен будет создать отдельный рабочий профиль, в который установятся все выбранные администратором приложения. Даже если приложение уже есть на гаджете, оно продублируется. Рабочий профиль отдельно запускается и, естественно, съедает оперативную память. Тестирование на Асусе Зенфон 2 с четырьмя гигабайтами ОЗУ нас расстроило, так как смартфон начал думать в четыре раза дольше обычного, даже при простом обращении к Гугл-документам. После такого теста мы отказались от использования сервиса. Так что мобильный доступ у нас не защищен ничем, кроме ответственности сотрудников. По крайней мере до тех пор, пока мы придерживаемся концепции BYOD, а не CYOD и не выдаем сотрудникам гаджеты.

Признаки ECM в Джи-сьюте

Так почему же я настаиваю на том, что Джи-сьют — это вполне себе ECM-решение для средних и малых компаний?

Давайте посмотрим на последнее определение ECM от Гартнера: «Управление корпоративным контентом (ECM) включает в себя создание, хранение, распространение, поиск, архивное хранение и управления неструктурированным контентом (например, сканами, электронной почтой, отчетами, медицинскими изображениями и прочими документами); технология дает возможность организации анализировать использование информации, чтобы предоставлять пользователям релевантный контент где и когда это необходимо».

Сферы, которые закрывает ECM по Гартнеру (оранжевым выделено то, что позволяют делать гугловские сервисы)

Джи-сьют закрывает более половины названных задач. Сервисы Гугла идеальны для создания, хранения, распространения и, конечно, поиска корпоративного контента. Да, сейчас здесь нет архива и аналитики. Тем не менее, хорошо закрывается задача мобильного доступа. Есть даже функциональность для публикации и работы с веб-контентом. Но это другая история, которую я тоже хочу вам рассказать в обзоре новых Гугл-сайтов, вышедших в конце 2016 года.

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎